Tankkarten gehören zu den beliebtesten Mitarbeiter-Benefits in deutschen Unternehmen. Sie sind einfach zu verstehen, direkt wirksam und schaffen für Arbeitnehmer echten finanziellen Mehrwert. Doch wer als Arbeitgeber Tankkarten einsetzen möchte, sollte die rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen genau kennen. Denn der Teufel steckt im Detail – und ein kleiner Fehler kann aus einem steuerfreien Benefit eine vollständig steuerpflichtige Leistung machen.
Die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze: Das wichtigste Prinzip
Die steuerfreie Sachbezugsfreigrenze liegt 2026 unverändert bei 50 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Bei Überschreitung wird der gesamte Betrag steuerpflichtig. Tankgutscheine müssen zusätzlich zum Gehalt gewährt werden. Eine Gehaltsumwandlung ist ausdrücklich nicht erlaubt und führt zur vollen Steuer- und Sozialversicherungspflicht.
Die gesetzliche Grundlage ist § 8 Abs. 2 S. 11 EStG. Es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Der Unterschied ist entscheidend: Bei einer Freigrenze wird der gesamte Betrag steuerpflichtig, sobald man auch nur einen Cent über 50 Euro kommt. Wenn ein Tankgutschein über 50,10 Euro ausgegeben wird, werden die kompletten 50,10 Euro steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Wichtig ist außerdem: Wenn neben der Tankkarte noch andere Sachbezüge wie Fitnessstudio-Zuschüsse gewährt werden, müssen deren Werte zusammengerechnet werden. Wird die 50-Euro-Grenze überschritten, ist der gesamte Sachbezug steuerpflichtig.
Zweckbindung: Tanken bleibt Tanken
Ein weiterer kritischer Punkt ist die Zweckbindung. Gutscheine müssen ausschließlich für Kraftstoff verwendet werden. Bei Nutzung für andere Zwecke gilt der Sachbezug als Barlohn und ist vollständig steuerpflichtig.
Tankkarten, die nicht an einen bestimmten Anbieter gebunden sind, dürfen ausschließlich zum Tanken oder Laden verwendet werden, um als steuerfreier Sachbezug zu gelten. Tankkarten, deren Nutzung auf einen Anbieter begrenzt ist, können bei diesem Anbieter auch für andere Waren und Dienstleistungen genutzt werden.
Aufzeichnungspflicht: Auch steuerfreie Sachbezüge müssen dokumentiert werden
Es ist grundsätzlich Pflicht, dass eine Tankkarte in der Lohnabrechnung und im Lohnkonto erfasst werden muss, auch wenn sie steuerfrei bleibt. Eine Aufzeichnungserleichterung kann beim Betriebsstättenfinanzamt beantragt werden (§ 4 Abs. 3 Satz 2 LStDV).
Außerdem gilt das sogenannte Zuflussprinzip: Der Zufluss des Sachbezugs erfolgt im Zeitpunkt der Ausgabe des Tankgutscheins an die Mitarbeitenden. Es ist unerheblich, wann der Gutschein später tatsächlich eingelöst wird. Tankgutscheine müssen daher nicht zwingend im selben Monat verbraucht werden – sie können über mehrere Monate angespart und gebündelt eingelöst werden.
Tankkarte für Firmenwagen: Andere Regeln gelten
Wer Tankkarten für Dienstfahrzeuge einsetzt, muss eine andere steuerrechtliche Logik beachten. Für eine konforme Nutzung der Tankkarte ist es wichtig, dass Firmen in schriftlichen Vereinbarungen mit den Mitarbeitenden fixieren, ob Tankkarten für Dienstwagen auch privat genutzt werden dürfen.
Bei Flottenfahrzeugen greifen klassische Anbieter wie DKV, UTA oder Shell Card – hier gibt es kein monatliches 50-Euro-Limit pro Person, da die Abrechnung direkt auf das Unternehmen läuft. Für die Verwaltung solcher Fuhrparklösungen bietet sich ein spezialisierter Anbieter wie Radius an, der Tankkarten, Flottenmanagement und Kostenkontrolle in einer Plattform vereint.
Fazit: Sorgfalt zahlt sich aus
Tankkarten sind ein wirksames Instrument zur Mitarbeiterbindung – vorausgesetzt, sie werden korrekt eingesetzt. Wer die 50-Euro-Grenze einhält, die Zweckbindung beachtet, die Karte zusätzlich zum Gehalt gewährt und die Sachbezüge ordentlich dokumentiert, profitiert von einem steuer- und sozialabgabenfreien Benefit, der bei Mitarbeitenden spürbar ankommt. Arbeitgeber können die Kosten für die Tankgutscheine als Betriebsausgaben voll abziehen. Ein Vorteil, der auf beiden Seiten des Arbeitsverhältnisses wirkt.
