Rechtssichere Abrechnung in Arztpraxen: Pflichten, Risiken, Lösungen

Eine rechtssichere und wirtschaftliche Abrechnung ist für jede Praxis überlebenswichtig. Fehler gefährden nicht nur die Liquidität, sondern können auch zu Regressen, Strafzahlungen und Imageschäden führen. Wer die abrechnung arztpraxis rechtssicher gestalten möchte, braucht klare Prozesse, geschultes Personal und transparente Dokumentation. Gleichzeitig steigen die Anforderungen durch komplexe Abrechnungsregeln, digitale Systeme und eine zunehmende Prüfungsdichte von Kostenträgern.

Dieser Artikel zeigt praxisnah, welche rechtlichen Pflichten gelten, wo typische Risiken lauern und wie Sie Ihre Abrechnung organisatorisch und technisch professionalisieren können. Sie erfahren, welche Aufgaben zwingend beim Arzt oder bei der Ärztin bleiben müssen, was an qualifizierte Mitarbeitende oder externe Dienstleister delegiert werden kann und wie Sie sich gegen Honorarverluste absichern. Zudem erhalten Sie konkrete Checklisten-Ansätze, Tabellenübersichten und Antworten auf häufige Fragen, damit Sie Ihr Abrechnungsmanagement ohne großen Zusatzaufwand optimieren können.

TL;DR — Das Wichtigste in Kürze

• Rechtssichere Abrechnung erfordert klare Verantwortlichkeiten, vollständige Dokumentation und regelmäßige Schulungen.
• Hauptfehlerquellen sind unvollständige Leistungsdokumentation, falsche Ziffernwahl und fehlende Plausibilitätsprüfungen.
• Digitale Praxis- und Abrechnungssysteme helfen, Fehler zu reduzieren, ersetzen aber keine fachliche Kontrolle.
• Interne Vier-Augen-Prüfung und externe Abrechnungsberatung senken Haftungsrisiken und sichern Honorar.
• Standardisierte Prozesse und regelmäßige Audits machen die abrechnung arztpraxis rechtssicher und langfristig effizient.

Rechtlicher Rahmen: Was macht die Abrechnung rechtssicher?

Abgrenzung: Medizinische Leistung vs. Abrechnungsleistung

Rechtssichere Abrechnung beginnt mit der sauberen Trennung von medizinischer Leistungserbringung und deren Abbildung im Abrechnungssystem. Medizinische Indikation, Diagnosestellung und Therapieentscheidung fallen ausschließlich in die ärztliche Verantwortung.

Die Abrechnungsleistung besteht darin, diese medizinischen Entscheidungen korrekt in Gebührenpositionen und Dokumentation zu übersetzen. Zwar können Mitarbeitende oder Dienstleister diesen Prozess vorbereiten, doch die letztliche Verantwortung für die Richtigkeit bleibt beim Praxisinhaber oder bei der Praxisinhaberin. Das bedeutet: Jede abgerechnete Leistung muss medizinisch begründet, nachvollziehbar dokumentiert und zu jedem Zeitpunkt prüfbar sein.

Gesetzliche und vertragliche Grundlagen der Abrechnung

Die abrechnung arztpraxis rechtssicher zu gestalten heißt, alle relevanten Regularien zu kennen und anzuwenden. Dazu zählen unter anderem:

• Berufsrechtliche Vorgaben und Schweigepflicht
• Gebührenordnungen und Vergütungsvereinbarungen (z. B. für gesetzlich oder privat Versicherte, Selbstzahlerleistungen)
• Dokumentationspflichten im Behandlungsvertrag
• Datenschutzrechtliche Anforderungen an Abrechnung und Archivierung

Praxisinterne Regelwerke – etwa ein Abrechnungsleitfaden oder ein Qualitätsmanagement-Handbuch – sollten diese Vorgaben konkretisieren. So entsteht ein verlässlicher Rahmen, an dem sich alle Mitarbeitenden orientieren können.

Typische Risiken und Fehlerquellen in der Praxisabrechnung

Häufige Abrechnungsfehler und ihre Konsequenzen

Die häufigsten Risiken entstehen weniger durch vorsätzliche Falschabrechnung, sondern durch Alltagsfehler und fehlende Strukturen. Typische Beispiele:

• Falsch- oder Überkodierung von Leistungen
• Unvollständige oder widersprüchliche Dokumentation
• Doppelte Abrechnung derselben Leistung
• Falsche Zuordnung zu Versicherungsarten oder Kostenträgern
• Verspätete Abrechnung und damit Verjährung von Ansprüchen

Konsequenzen reichen von Kürzungen und Rückforderungen über Regressverfahren bis hin zu berufsrechtlichen Maßnahmen. Je systematischer diese Fehler auftreten, desto höher das finanzielle und rechtliche Risiko für die Praxis.

Risikobewertung: Welche Fehler wiegen besonders schwer?

Nicht jeder Fehler hat dieselbe Tragweite. Für die abrechnung arztpraxis rechtssicher ist es sinnvoll, Fehler nach Risiko zu priorisieren:

Risikokategorie	Beispiel	Typische Folge
Hoch	Abrechnung nicht erbrachter Leistungen	Rückforderung, Regress, Strafverfahren
Mittel	Falsche Ziffer, aber erbrachte Leistung	Kürzung, Nachberechnung nötig
Niedrig	Formfehler ohne Honorarrelevanz	Nachbesserung, erhöhter Aufwand

 

Praxen sollten sich zunächst auf die Hoch- und Mittelrisiko-Bereiche konzentrieren: Hier lohnt sich eine besonders sorgfältige Prozessgestaltung mit klaren Prüfschritten und Verantwortlichkeiten.

Organisatorische Grundlagen für rechtssichere Abrechnung

Rollen, Zuständigkeiten und Vier-Augen-Prinzip

Kern jeder rechtssicheren Abrechnung ist ein klares Rollenmodell. Empfehlenswert ist eine strukturierte Aufgabenteilung:

• Ärztliche Leitung: Medizinische Indikation, Freigabe sensibler Leistungen, Gesamtverantwortung
• Abrechnungsverantwortliche Person: Operative Steuerung der Abrechnung, Ansprechpartner für Kostenträger
• Mitarbeitende im Empfang / Backoffice: Datenerfassung, Versicherungsstatus, Vorbereitung der Abrechnungsunterlagen

Besonders bei komplizierten Fällen oder hohen Beträgen hat sich ein Vier-Augen-Prinzip bewährt: Eine Person erfasst, eine andere prüft kritisch. So werden Flüchtigkeitsfehler reduziert und die abrechnung arztpraxis rechtssicher dokumentiert.

Standardisierte Prozesse und Checklisten

Standardisierung erhöht die Rechtssicherheit, weil sie subjektive Entscheidungen minimiert. Geeignete Instrumente sind:

• Checklisten für Aufnahme und Stammdatenpflege
• Standardprozeduren für häufige Behandlungsanlässe
• Vorlagen für Dokumentation und Einwilligungen
• Regelmäßige interne Kurz-Audits der Abrechnungsabläufe

Beispiel einer kompakten Praxis-Checkliste:

1. Versicherungsstatus aktuell geprüft und dokumentiert?
2. Medizinische Indikation und Diagnose eindeutig festgehalten?
3. Alle erbrachten Leistungen vollständig erfasst?
4. Ziffernwahl durch qualifizierte Person überprüft?
5. Abrechnung fristgerecht übermittelt und archiviert?

Digitale Tools und externe Unterstützung

Praxissoftware und digitale Prüfmechanismen

Moderne Praxis- und Abrechnungssoftware kann einen erheblichen Beitrag dazu leisten, dass die abrechnung arztpraxis rechtssicher erfolgt. Wichtige Funktionen sind:

• Automatische Plausibilitätsprüfungen (z. B. Kombination und Häufigkeit von Ziffern)
• Warnhinweise bei fehlenden Pflichtangaben
• Schnittstellen zu Kostenträgern und Clearingstellen
• Revisionssichere Archivierung von Abrechnungsdaten

Trotzdem bleibt die fachliche Verantwortung beim Praxispersonal. Digitale Systeme unterstützen, ersetzen aber kein qualifiziertes Urteil. Ein strukturierter Einführungs- und Schulungsprozess ist deshalb unerlässlich.

Kooperation mit externen Dienstleistern

Viele Praxen nutzen externe Abrechnungsdienstleister oder Factoring-Partner, um Liquidität und Rechtssicherheit zu erhöhen. Solche Partner übernehmen beispielsweise:

• Technische Abwicklung der Abrechnung
• Vorprüfung der Unterlagen
• Forderungsmanagement und Ausfallabsicherung

Auch ergänzende Angebote, etwa innovative Lösungen rund um eine moderne Zahnzusatzversicherung, können dazu beitragen, den Zahlungsfluss zu stabilisieren, sofern sie sauber in die Praxisprozesse integriert sind. Wichtig ist in jedem Fall ein transparenter Vertrag, klare Zuständigkeitsabgrenzung und regelmäßige Leistungs- und Qualitätskontrolle.

Schulung, Qualitätssicherung und kontinuierliche Verbesserung

Fortbildung des Teams als Pflichtaufgabe

Abrechnungsregeln ändern sich regelmäßig. Ohne gezielte Fortbildung ist es kaum möglich, die abrechnung arztpraxis rechtssicher auf aktuellem Stand zu halten. Sinnvolle Maßnahmen:

• Regelmäßige interne Abrechnungsbesprechungen
• Teilnahme an spezialisierten Abrechnungsseminaren
• Zugriff auf aktuelle Kommentierungen und Leitfäden
• Dokumentation des Wissens im internen QM-System

So wird Wissen nicht nur an einzelne Schlüsselpersonen gebunden, sondern im gesamten Team verankert.

Interne Audits und Kennzahlen zur Prozesssteuerung

Qualitätssicherung sollte nicht nur auf externe Prüfungen warten. Besser ist ein aktives, internes Monitoring. Beispiele für Kennzahlen:

Kennzahl	Zielsetzung
Quote gekürzter Abrechnungen	Fehlerquellen identifizieren, Prozesse anpassen
Zeitspanne Leistung–Abrechnung	Liquidität sichern, Fristversäumnisse vermeiden
Anteil nachträglich korrigierter Fälle	Schulungsbedarf und Systemschwächen erkennen

 

Regelmäßig durchgeführte interne Audits prüfen stichprobenartig, ob Dokumentation, Ziffernwahl und Einhaltung der Vorgaben stimmen. Die Ergebnisse fließen in Schulungen und Prozessanpassungen ein – so bleibt die Abrechnung dauerhaft rechtssicher und effizient.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie oft sollte die Praxis ihre Abrechnungsprozesse überprüfen?

Mindestens einmal jährlich sollte ein strukturiertes internes Audit stattfinden. Zusätzlich sind anlassbezogene Prüfungen sinnvoll, etwa nach Software-Updates, Praxisübernahmen oder größeren Teamwechseln.

Wer trägt rechtlich die Verantwortung für die Abrechnung?

Unabhängig davon, wer die Abrechnung technisch vorbereitet oder an Kostenträger übermittelt, liegt die rechtliche Gesamtverantwortung bei der Praxisinhaberin oder dem Praxisinhaber. Delegation ist möglich, Entlastung von der Verantwortung nicht.

Welche Unterlagen müssen für eine rechtssichere Abrechnung archiviert werden?

Erforderlich sind alle behandlungs- und abrechnungsrelevanten Unterlagen: Behandlungsdokumentation, Diagnosen, Einwilligungen, Honorarvereinbarungen, Abrechnungsdatensätze sowie relevante Korrespondenz mit Kostenträgern. Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach den berufs- und zivilrechtlichen Vorgaben und sollten in einem Praxis-QM-Handbuch klar festgelegt sein.