Eine Geschäftsreise klingt nach Alltag. In der Praxis steckt dahinter ein dichtes Netz aus arbeitsrechtlichen, reiserechtlichen und versicherungsrechtlichen Pflichten, die Arbeitgeber häufig unterschätzen. Wer für seine Belegschaft Flüge bucht, ohne die rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen, riskiert Haftungsansprüche, Streit über Reisekosten und im schlimmsten Fall ungeklärten Versicherungsschutz bei einem Unfall im Ausland.
Wer bucht, trägt Verantwortung
Grundsätzlich gilt: Sobald der Arbeitgeber die Buchung einer Dienstreise selbst vornimmt oder konkret anordnet, übernimmt er eine Fürsorgepflicht gegenüber dem reisenden Mitarbeiter. Das ergibt sich aus § 618 BGB, der den Arbeitgeber verpflichtet, Räume, Vorrichtungen und Gerätschaften so einzurichten, dass der Arbeitnehmer gegen Gefahren für Leben und Gesundheit geschützt ist. Juristische Kommentare haben diese Norm seit Jahrzehnten auch auf Dienstreisen ausgedehnt.
Konkret bedeutet das: Der Arbeitgeber darf keine Verbindungen buchen, die erkennbar unzumutbar sind, zum Beispiel extrem kurze Umsteigezeiten von unter 45 Minuten auf großen Hubs wie Frankfurt oder Amsterdam, oder Nachtflüge, die den Mitarbeiter vor einer wichtigen Verhandlung am nächsten Morgen erschöpft am Zielort ankommen lassen. Kommt es hier zu einem Schaden, kann das Unternehmen in Erklärungsnot geraten.
Dienstreise oder Privatreise? Die Abgrenzung ist entscheidend
Nicht jede Reise, die ein Mitarbeiter mit dem Unternehmen in Verbindung bringt, ist automatisch eine Dienstreise im rechtlichen Sinne. Entscheidend ist, ob die Reise auf Weisung des Arbeitgebers oder in dessen betrieblichem Interesse stattfindet. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Grenze in mehreren Entscheidungen konkretisiert, unter anderem in BAG 5 AZR 22/12.
Für die Buchung von Flügen folgt daraus: Wenn ein Mitarbeiter nach einem Kongress in Wien einen privaten Zusatztag anhängt und dafür einen späteren Rückflug nimmt, sind die Mehrkosten grundsätzlich privat zu tragen. Bucht der Arbeitgeber diesen Rückflug trotzdem und es kommt während des privaten Teils zu einem Unfall, greift die gesetzliche Unfallversicherung nicht. Die Abgrenzung muss daher schriftlich festgehalten werden, idealerweise in einer Reisekostenrichtlinie.
Reisekostenrichtlinie als rechtliche Grundlage
Eine verbindliche Reisekostenrichtlinie ist kein Luxus, sondern Grundvoraussetzung für rechtssichere Dienstreisen. Sie regelt unter anderem, welche Buchungsklasse erlaubt ist (Kurzstrecke in der Regel Economy, Langstrecke ab sechs Stunden oft Business), welche Buchungsplattformen genutzt werden dürfen und wer die Genehmigung erteilt. Fehlt eine solche Richtlinie, entscheiden Mitarbeiter eigenständig, und der Arbeitgeber verliert die Kontrolle über Kosten und Haftung.
Beim Thema Buchungsplattformen ist Sorgfalt geboten. Viele Unternehmen nutzen Online-Portale, um Zeit und Kosten zu sparen. Das ist grundsätzlich zulässig, setzt aber voraus, dass die gewählte Plattform verlässliche Buchungsbestätigungen liefert und die Ticketbedingungen klar ausweist. Wer für sein Unternehmen Flüge online buchen möchte, sollte darauf achten, dass die Buchung direkt beim Carrier oder über einen zertifizierten Vermittler erfolgt, um bei Flugausfällen die Rückerstattungsansprüche nach der EU-Fluggastrechteverordnung EG 261/2004 vollständig durchsetzen zu können.
EU-Fluggastrechte und wer sie geltend macht
Die Verordnung EG 261/2004 gewährt Passagieren bei Verspätungen ab drei Stunden oder bei Annullierungen Ausgleichszahlungen zwischen 250 und 600 Euro, abhängig von der Strecke. Für Arbeitgeber stellt sich die Frage: Wem steht das Geld zu, dem Unternehmen oder dem Mitarbeiter?
Grundsätzlich steht der Ausgleichsanspruch dem Vertragspartner der Airline zu, also dem Ticketinhaber. Hat der Arbeitgeber das Ticket auf den Namen des Mitarbeiters gebucht, ist der Mitarbeiter anspruchsberechtigt. Hat das Unternehmen selbst gebucht und das Ticket auf die Firmenkreditkarte belastet, ist die Rechtslage weniger eindeutig. In der Praxis empfiehlt es sich, in der Reisekostenrichtlinie ausdrücklich zu regeln, dass Ausgleichszahlungen aus dienstlich veranlassten Flügen an den Arbeitgeber abzuführen sind, wenn dieser die Kosten getragen hat.
Versicherungsschutz: Lücken erkennen und schließen
Gesetzlich unfallversicherte Dienstreisen umfassen den direkten Weg zum Flughafen, den Aufenthalt dort sowie alle dienstlich veranlassten Wege am Zielort. Abweichungen vom direkten Weg, etwa ein privater Umweg oder ein Restaurantbesuch auf eigene Rechnung nach dem Abendessen, unterbrechen den Versicherungsschutz der Berufsgenossenschaft vorübergehend.
Hinzu kommen mögliche Lücken bei Kranken- und Haftpflichtversicherung im Ausland. Eine Auslandsreisekrankenversicherung über die gesetzliche Krankenkasse deckt häufig nur 42 Tage und greift nicht in allen Ländern. Für Mitarbeiter, die regelmäßig auf Dienstreise gehen, sollte das Unternehmen eine betriebliche Gruppenreiseversicherung prüfen. Die Jahresprämien liegen je nach Anbieter und Deckungsumfang zwischen 80 und 250 Euro pro versicherter Person.
Praktische Checkliste für rechtssichere Flugbuchungen
- Reisekostenrichtlinie: Schriftlich fixieren, welche Buchungsklassen, Plattformen und Genehmigungswege gelten.
- Dienstlicher Charakter dokumentieren: Anlass, Ziel und Auftrag der Reise vor Antritt schriftlich festhalten.
- Ticketinhaber klären: Wer steht auf dem Ticket? Das beeinflusst Rückerstattungs- und Ausgleichsansprüche.
- Umsteigezeiten prüfen: Unter 45 Minuten auf Großflughäfen sind rechtlich und praktisch riskant.
- Versicherungsschutz checken: Auslandsreisekrankenversicherung und Unfallversicherung im Ausland überprüfen.
- Privatanteile abgrenzen: Zusatztage klar als privat kennzeichnen und von der Firmenabrechnung trennen.
Fazit
Dienstreisen sind kein rechtliches Niemandsland. Wer als Arbeitgeber Flüge für Mitarbeiter bucht, übernimmt Verantwortung, die weit über den Kaufpreis des Tickets hinausgeht. Eine klare Reisekostenrichtlinie, sorgfältig ausgewählte Buchungskanäle und ein lückenloser Versicherungsschutz sind keine Bürokratie, sondern Grundlage dafür, dass eine Dienstreise ohne rechtliches Nachspiel bleibt. Unternehmen, die diese Aspekte systematisch regeln, schützen nicht nur ihre Mitarbeiter, sondern auch sich selbst vor Haftungsrisiken, die im Streitfall schnell in den fünfstelligen Bereich gehen können.
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