Messen sind wichtige Plattformen für Präsentationen, Vertragsabschlüsse und den Aufbau von Geschäftskontakten. Gleichzeitig bergen sie rechtliche Fallstricke, die unerwartet und kostspielig sein können. Besonders bei internationalen Veranstaltungen treffen verschiedene Rechtsbereiche – Vertragsrecht, Markenrecht, Datenschutz – aufeinander, was die Anforderungen deutlich komplexer macht.
Typische Risiken ergeben sich etwa aus der Verletzung von Markenrechten, dem unsachgemäßen Umgang mit personenbezogenen Daten oder unklaren Haftungsregelungen. Fehler in diesen Bereichen können nicht nur zu Bußgeldern führen, sondern auch das Vertrauen von Geschäftspartnern nachhaltig beeinträchtigen.
Ein rechtssicherer Messeauftritt beginnt bereits in der Planungsphase. Wer frühzeitig prüft, welche rechtlichen Anforderungen zu beachten sind, kann Risiken minimieren und zugleich seinen professionellen Eindruck stärken. Die folgenden Abschnitte liefern hierzu praktische Tipps.
Wenn am Stand Kontaktdaten ausgetauscht werden…
Visitenkarten sind unverzichtbar, wenn es darum geht, geschäftliche Kontakte zu knüpfen und zu vertiefen. Gleichzeitig unterliegen die entsprechenden Infos datenschutzrechtlichen Vorgaben. Die Erfassung und digitale Speicherung von Kontaktdaten erfordert stets eine dokumentierte Einwilligung der Betroffenen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Werden die Daten anschließend in ein CRM-System übertragen, muss die betroffene Person zudem klar über die Verarbeitung informiert werden, etwa nach Art. 13 DSGVO.
Wichtig ist, dass die gesammelten Kontaktdaten nur für den ursprünglich vereinbarten Zweck genutzt werden – beispielsweise für die Zusendung von Angeboten oder weiterführenden Informationen.
Eine transparente und rechtskonforme Handhabung schützt nicht nur vor Bußgeldern, sondern schafft auch Vertrauen bei Geschäftspartnern und potenziellen Kunden.
Gerade bei großen Messen lohnt es sich, bereits im Vorfeld interne Prozesse zu definieren: Wer darf welche Daten erfassen, wie werden diese dokumentiert, und wie wird sichergestellt, dass sie DSGVO-konform gespeichert und verwendet werden?
Vertragsrechtliche Grundlagen und Messebeteiligung: Worauf sollte man achten?
Die Teilnahme an einer Messe basiert meist auf komplexen Verträgen zwischen Aussteller und Veranstalter. Diese regeln Standmiete, Zahlungsfristen, Auf- und Abbauzeiten sowie Haftungsfragen für Schäden durch Besucher oder Aussteller.
Häufig werden Allgemeine Geschäftsbedingungen der Messegesellschaft Bestandteil des Vertrags. Darüber hinaus sollten Stornierungsbedingungen, Versicherungspflichten und Nebenleistungen wie Strom oder Reinigung geprüft werden, da kurzfristige Absagen hohe Kosten verursachen können.
In Zeiten von New Work gewinnen zudem flexible Arbeitsmodelle und digitale Kommunikationswege an Bedeutung – auch auf Messen. Teams arbeiten zunehmend remote, koordinieren Aufbau und Betreuung digital oder verteilen Verantwortlichkeiten über verschiedene Standorte hinweg. Dies bringt neue rechtliche Fragestellungen mit sich, etwa zur Haftung bei externen Dienstleistern oder zur Verantwortung für remote koordinierte Standaktivitäten. Eine rechtliche Prüfung der Verträge vor Unterzeichnung ist deshalb besonders wichtig. Sie verhindert Missverständnisse, klärt Haftungsfragen und sorgt dafür, dass auch flexible Arbeitsmodelle und neue Organisationsstrukturen rechtskonform umgesetzt werden.
Urheberrecht und Markenrecht am Messestand: Diese Details werden wichtig
Urheber- und Markenrecht spielen auf Messen eine zentrale Rolle, da Exponate, Logos und Designs öffentlich präsentiert werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Nutzungsrechte an allen ausgestellten Werken besitzen. Unerlaubte Kopien oder Plagiate können zu Abmahnungen führen – formale Aufforderungen, bestimmte Handlungen zu unterlassen – und hohe Kosten verursachen.
Der Schutz eigener Marken durch Eintragung beim nationalen oder europäischen Markenamt ist daher besonders wichtig. Gleichzeitig sollten fremde Marken nur mit ausdrücklicher Genehmigung verwendet werden, um mögliche Schadensersatzforderungen zu vermeiden. Ein rechtlich sauberer Markenauftritt stärkt nicht nur die Reputation, sondern verhindert auch gerichtliche Auseinandersetzungen.
Auf diese Weise sorgt ein sorgfältig geplanter Messestand dafür, dass Präsentation und Wettbewerbsschutz Hand in Hand gehen.
Auch interessant: Werbung und Wettbewerbsrecht auf Messen
Werbung auf Messen unterliegt dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG). Aussagen zu Preisen, Vergleiche mit Wettbewerbern oder Hinweise auf Produktvorteile müssen sachlich und nachweisbar sein.
Irreführende Werbeaussagen können Abmahnungen nach sich ziehen. Auch die Nutzung fremder Slogans oder auffälliger Designs Dritter kann problematisch sein. Werbung sollte daher kreativ bleiben, aber rechtlich abgesichert gestaltet werden. Eine Abstimmung mit der Rechtsabteilung oder Fachanwälten hilft, Marketing und Compliance in Einklang zu bringen und mögliche Risiken zu minimieren. Die Preisangabenverordnung (PAngV) ergänzt das UWG und sorgt zusätzlich für Transparenz gegenüber Kunden.
Darum ist es wichtig, auf einen ausreichenden Versicherungsschutz zu achten
Auch wenn ein Teil der Messeplanung und -koordination mittlerweile oft aus dem Home-Office heraus erfolgt, bleiben rechtliche und versicherungstechnische Pflichten bestehen. Schäden am Messestand, technische Ausfälle oder Unfälle während des Auf- und Abbaus können finanzielle Folgen haben – unabhängig davon, ob die Organisation vor Ort oder remote erfolgt.
Unternehmen sollten daher prüfen, ob bestehende Messe- oder Betriebshaftpflichtversicherungen auch Tätigkeiten abdecken, die aus dem Home-Office koordiniert werden, etwa durch die Beauftragung externer Dienstleister.
So lässt sich sicherstellen, dass Teams flexibel arbeiten können, ohne dass der Versicherungsschutz eingeschränkt wird, und dass mögliche Schadensfälle professionell abgesichert sind.
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