Urlaubstage auszahlen: Netto berechnen und den Anspruch rechtlich prüfen

Ein Rechner für die Nettoauszahlung von Urlaubstagen muss zunächst die Brutto-Urlaubsabgeltung ermitteln und anschließend die darauf entfallenden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge berücksichtigen. Bei gleichbleibendem Monatsgehalt und einer regelmäßigen Fünftagewoche lautet die übliche vereinfachte Bruttoformel: Monatsbrutto × 3 ÷ 65 × abzugeltende Urlaubstage. Ein verlässlicher Nettobetrag lässt sich daraus ohne persönliche Abrechnungsdaten nicht ableiten.

Rechtlich ist entscheidend: Der gesetzliche Mindesturlaub darf grundsätzlich nicht während des laufenden Arbeitsverhältnisses durch Geld ersetzt werden. Bei Beendigung ist noch bestehender Urlaub abzugelten, soweit er wegen der Beendigung nicht mehr gewährt werden kann. [1]

Der Beitrag erklärt die Berechnung, die erforderlichen Eingaben und die rechtlichen Grenzen. Die Rechenbeispiele beruhen auf ausdrücklich vereinfachten Annahmen; sie ersetzen weder eine individuelle Entgeltabrechnung noch die Prüfung streitiger Urlaubsansprüche.

• Auszahlung grundsätzlich erst bei Beendigung: § 7 Abs. 4 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) setzt voraus, dass Urlaub wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr gewährt werden kann. [1]
• Brutto ist nicht netto: Urlaubsabgeltung ist grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn und beitragsrechtlich regelmäßig einmalig gezahltes Arbeitsentgelt. [2][3]
• Kein allgemeiner Nettofaktor: Jahresarbeitslohn, Lohnsteuerabzugsmerkmale, Versicherungsstatus und Beitragsbemessungsgrenzen beeinflussen das Ergebnis.
• Berechnungsgrundlage ist der durchschnittliche Verdienst: Ausgangspunkt ist grundsätzlich der nach § 11 BUrlG zu ermittelnde Verdienst eines Referenzzeitraums von 13 Wochen. Besondere Vergütungsbestandteile und zulässige tarifliche Abweichungen sind gesondert zu prüfen. [1]
• Resturlaub nicht vorschnell streichen: Der Verfall gesetzlichen Urlaubs setzt grundsätzlich voraus, dass der Arbeitgeber seine Aufforderungs- und Hinweisobliegenheiten erfüllt hat. Bei lang andauernder Krankheit bestehen Besonderheiten. [4][6]
• Nach dem Ausscheiden können kurze Fristen gelten: Der entstandene Geldanspruch ist vom ursprünglichen Urlaubsanspruch zu unterscheiden und kann wirksamen arbeits- oder tarifvertraglichen Ausschlussfristen unterliegen. [12]

Urlaubsabgeltung, Urlaubsentgelt und Urlaubsgeld unterscheiden

Die drei Begriffe bezeichnen unterschiedliche Leistungen:

Urlaubsgeld ist eine zusätzliche Leistung. Ein Anspruch kann insbesondere aus Tarifvertrag, Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder betrieblicher Übung folgen. Das BUrlG begründet keinen allgemeinen Anspruch auf zusätzliches Urlaubsgeld.

Urlaubsabgeltung ist der finanzielle Ersatz für noch bestehenden Urlaub, der wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr gewährt werden kann. Die gesetzliche Grundlage ist § 7 Abs. 4 BUrlG. [1]

Diese Unterscheidung ist für einen Rechner wesentlich: Eine Berechnung des Urlaubsgeldes beantwortet nicht, welchen Betrag ein Arbeitgeber für sieben offene Urlaubstage schuldet.

Im bestehenden Arbeitsverhältnis soll Urlaub der Erholung dienen. Eine Vereinbarung, nach der Beschäftigte weiterarbeiten und dafür den gesetzlichen Mindesturlaub ausgezahlt bekommen, erfüllt den gesetzlichen Urlaubsanspruch grundsätzlich nicht. Auch der ausdrückliche Wunsch des Arbeitnehmers ändert daran nichts. Maßgeblich sind insbesondere § 7 Abs. 4 und § 13 BUrlG. [1]

Endet das Arbeitsverhältnis, etwa durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Befristungsablauf, ist noch bestehender und wegen der Beendigung nicht mehr gewährbarer Urlaub abzugelten. Auf den Grund der Beendigung kommt es für diesen Grundsatz nicht an. Eine Eigenkündigung schließt den Anspruch daher nicht aus. [1]

Anders kann zusätzlicher vertraglicher Urlaub oberhalb des gesetzlichen Mindesturlaubs ausgestaltet sein. Ob dafür besondere Auszahlungs- oder Verfallsregeln gelten, hängt insbesondere von einer hinreichend klaren und wirksamen vertraglichen oder tariflichen Regelung ab. Gesetzlicher Mindesturlaub und vertraglicher Mehrurlaub dürfen deshalb nicht ungeprüft gleichbehandelt werden.

Ein brauchbarer Urlaubsabgeltungsrechner benötigt zwei rechtlich zutreffende Ausgangswerte:

• die Zahl der bei Beendigung noch bestehenden, abzugeltenden Urlaubstage;
• den maßgeblichen durchschnittlichen Verdienst je Urlaubstag.

Die Rechenoperation ist einfach. Entscheidende Fehler können jedoch bereits bei diesen Ausgangswerten entstehen.

Die Grundformel bei festem Monatsgehalt

Bei gleichbleibender Vergütung und einer regelmäßigen Fünftagewoche kann vereinfachend mit folgender Formel gerechnet werden:

Brutto-Urlaubsabgeltung = Monatsbrutto × 3 ÷ 65 × offene Urlaubstage

Die Zahl 65 ergibt sich aus 13 Wochen mit jeweils fünf Arbeitstagen. Das dreifache Monatsgehalt wird bei konstantem Gehalt als Verdienstgröße für diesen Berechnungsansatz verwendet. Rechtlicher Ausgangspunkt ist das 13-Wochen-Prinzip des § 11 BUrlG, das für die Abgeltung entsprechend herangezogen wird. Die Formel setzt voraus, dass keine Besonderheiten der Arbeitszeit, der Vergütung oder einer zulässigen abweichenden Regelung zu berücksichtigen sind. [1]

Beispiel:

Eine Arbeitnehmerin verdient gleichbleibend 3.900 Euro brutto im Monat, arbeitet an fünf Tagen pro Woche und hat bei Beendigung noch sieben abzugeltende Urlaubstage. Weitere berücksichtigungsfähige Vergütungsbestandteile bestehen im Beispiel nicht.

| Rechenschritt | Betrag |

|---|---:|

| Dreifaches Monatsgehalt | 3.900 Euro × 3 = 11.700 Euro |

| Durchschnitt je Urlaubstag | 11.700 Euro ÷ 65 = 180 Euro |

| Abgeltung für sieben Tage | 180 Euro × 7 = 1.260 Euro brutto |

Die 1.260 Euro sind unter diesen Annahmen der Bruttoanspruch, nicht der Überweisungsbetrag.

Teilzeit und andere Wochenmodelle

Bei einer regelmäßigen Viertagewoche umfasst der rechnerische 13-Wochen-Zeitraum 52 Arbeitstage, bei einer Sechstagewoche 78 Arbeitstage. Für konstante Arbeitszeit und Vergütung lautet die verallgemeinerte vereinfachte Formel:

Monatsbrutto × 3 ÷ (13 × Arbeitstage pro Woche) × offene Urlaubstage

Einzusetzen ist das tatsächlich maßgebliche Monatsbrutto der betreffenden Beschäftigung, nicht ein auf Vollzeit hochgerechnetes Gehalt.

Wer lediglich weniger Stunden pro Tag arbeitet, aber weiterhin an fünf Tagen pro Woche beschäftigt ist, verwendet nicht allein deshalb einen anderen Tagesdivisor. Die geringere Arbeitszeit schlägt sich üblicherweise bereits im Monatsentgelt nieder.

Bei wechselnden Arbeitstagen, Schichtsystemen oder einem Wechsel zwischen Voll- und Teilzeit reicht die vereinfachte Formel nicht immer aus. Dann müssen sowohl die Urlaubstage als auch ihre Bewertung anhand der maßgeblichen Arbeitszeit- und Vergütungsverhältnisse geprüft werden. Insbesondere dürfen vor einer Arbeitszeitreduzierung erworbene Ansprüche nicht ungeprüft nach den späteren Verhältnissen bewertet werden.

Welche Entgeltbestandteile zählen?

§ 11 BUrlG stellt grundsätzlich auf den durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen ab. Für die Urlaubsabgeltung ist regelmäßig der entsprechende Zeitraum vor der Beendigung maßgeblich. Nach dem Wortlaut des § 11 Abs. 1 BUrlG bleibt der zusätzlich für Überstunden gezahlte Arbeitsverdienst außer Betracht. Die Behandlung besonderer Vergütungsmodelle bedarf einer gesonderten Prüfung. [1]

Weitere Punkte sind zu beachten:

• Variable, arbeitsleistungsbezogene Vergütungen können einzubeziehen sein.
• Reiner Aufwendungsersatz ist grundsätzlich kein Arbeitsverdienst.
• Nicht nur vorübergehende Verdiensterhöhungen sind nach den gesetzlichen Vorgaben zu berücksichtigen.
• Verdienstkürzungen infolge von Kurzarbeit, Arbeitsausfällen oder unverschuldeter Arbeitsversäumnis bleiben bei der Durchschnittsberechnung nach Maßgabe des § 11 BUrlG außer Betracht.
• Nach § 13 BUrlG können tarifliche Abweichungen von den gesetzlichen Berechnungsregeln zulässig sein; dabei sind die rechtlichen Grenzen solcher Abweichungen zu beachten. [1]

Eine krankheitsbedingt niedrige oder fehlende Auszahlung in einzelnen Wochen bedeutet daher nicht automatisch, dass auch der Wert der Urlaubstage entsprechend sinkt. Bei Provisionen, Zulagen oder Sonderzahlungen kommt es auf ihre rechtliche Funktion und die einschlägigen Regelungen an, nicht allein auf ihre Bezeichnung in der Abrechnung.

Wie lässt sich die Nettoauszahlung zuverlässig ermitteln?

Ein einfacher Rechner, der von der Bruttoabgeltung pauschal einen festen Prozentsatz abzieht, liefert keine belastbare Nettoauskunft. Urlaubsabgeltung wird lohnsteuerlich grundsätzlich als sonstiger Bezug behandelt. Die Lohnsteuer wird dafür nach § 39b Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) ermittelt. Die Einordnung von Urlaubsabgeltungen erläutert auch R 39b.2 der Lohnsteuer-Richtlinien. [2][13]

Welche Angaben braucht ein Netto-Rechner?

Für eine nachvollziehbare Berechnung sind insbesondere erforderlich:

| Eingabe | Bedeutung |

|---|---|

| Brutto-Urlaubsabgeltung | Ausgangsbetrag vor Abzügen |

| Maßgeblicher Jahresarbeitslohn | Grundlage für die Besteuerung des sonstigen Bezugs |

| Bereits berücksichtigte sonstige Bezüge | Können die Steuerberechnung beeinflussen |

| Steuerklasse und gegebenenfalls Faktor | Relevant für den Lohnsteuerabzug |

| Kirchensteuerpflicht und Bundesland | Relevant für die Kirchensteuer |

| Steuerliche Freibeträge und Kinderfreibetragsmerkmale | Können einzelne Steuerabzüge beeinflussen |

| Versicherungsstatus in den einzelnen Sozialversicherungszweigen | Entscheidend dafür, welche Beiträge überhaupt anfallen |

| Krankenkasse und maßgeblicher Zusatzbeitrag | Relevant bei gesetzlicher Krankenversicherung |

| Kindermerkmale bei der Pflegeversicherung | Können die Beitragshöhe beeinflussen |

| Bisheriges beitragspflichtiges Entgelt und maßgebliche Versicherungszeiten | Erforderlich für die Anwendung anteiliger Beitragsbemessungsgrenzen |

| Auszahlungszeitpunkt und Beschäftigungsende | Wichtig für die Zuordnung einer Einmalzahlung |

Zusätzlich muss der Rechner die Regeln des zutreffenden Abrechnungsjahres verwenden. Bei Einmalzahlungen nach dem Ausscheiden ist die sozialversicherungsrechtliche Zuordnung besonders sorgfältig zu prüfen. [3]

Die Lohnsteuer wird nicht mit einem festen Satz berechnet

Vereinfacht wird für einen sonstigen Bezug ermittelt, wie sich die maßgebliche Jahreslohnsteuer durch die zusätzliche Zahlung verändert. Die gesetzliche Berechnung richtet sich nach § 39b Abs. 3 EStG. [2]

Deshalb sind zwei verbreitete Methoden unzuverlässig:

• die Urlaubsabgeltung mit dem durchschnittlichen Abzugssatz der letzten Monatsabrechnung zu multiplizieren;
• die Zahlung wie ein zusätzliches, isoliert betrachtetes Monatsgehalt zu behandeln.

Die Steuerprogression kann dazu führen, dass der zusätzliche Arbeitslohn stärker belastet wird als der bisherige Durchschnittsverdienst. Eine besondere „Urlaubssteuer“ gibt es jedoch nicht.

Die Steuerklasse beeinflusst den Lohnsteuerabzug. Sie bestimmt nicht für sich allein die endgültige Einkommensteuer nach einer gegebenenfalls durchgeführten Veranlagung. Die einbehaltene Lohnsteuer wird nach Maßgabe des § 36 EStG auf die Einkommensteuer angerechnet. [2]

Welche Sozialabgaben fallen an?

Urlaubsabgeltung ist regelmäßig einmalig gezahltes Arbeitsentgelt im Sinne von § 23a Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV). Ob und in welchem Umfang Beiträge anfallen, hängt unter anderem von der Versicherungspflicht, der beitragsrechtlichen Zuordnung und den maßgeblichen Beitragsbemessungsgrenzen ab. [3]

Auch eine erst nach dem Beschäftigungsende ausgezahlte Abgeltung ist nicht automatisch sozialversicherungsfrei. Umgekehrt dürfen nicht ohne weitere Prüfung auf den gesamten Betrag sämtliche üblichen Arbeitnehmerbeitragssätze angewendet werden. Bei bereits ausgeschöpften maßgeblichen Beitragsbemessungsgrenzen können zusätzliche Beiträge teilweise oder vollständig entfallen.

Die verlässlichste Methode: eine Vergleichsabrechnung

Für eine Nettoprognose ist eine Probeabrechnung durch die zuständige Entgeltabrechnung regelmäßig aussagekräftiger als ein allgemeiner Online-Rechner:

• Abrechnung ohne die Urlaubsabgeltung erstellen.
• Abrechnung mit der Urlaubsabgeltung unter ansonsten gleichen Bedingungen erstellen.
• Die Differenz der Nettoauszahlungen ermitteln.

Nettoeffekt der Urlaubsabgeltung = Netto mit Abgeltung − Netto ohne Abgeltung

Für das Beispiel mit 1.260 Euro brutto bedeutet das:

1.260 Euro − zusätzliche Lohnsteuer − gegebenenfalls zusätzlicher Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer − zusätzliche Arbeitnehmerbeiträge = abrechnungsbezogener Nettoeffekt

Die Vergleichsabrechnung muss die zutreffende steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Zuordnung der Zahlung berücksichtigen. Sie beschreibt den Nettoeffekt der Entgeltabrechnung, nicht zwingend die endgültige Belastung nach einer Einkommensteuerveranlagung.

Ohne die erforderlichen Abrechnungsdaten wäre eine konkrete Nettozahl spekulativ. Der amtliche Rechner des Bundesfinanzministeriums kann zur Plausibilisierung steuerlicher Berechnungen dienen; er ersetzt keine vollständige Sozialversicherungs- und Entgeltabrechnung. [11]

Wie viele Urlaubstage sind überhaupt auszuzahlen?

Ein rechnerisch korrekter Tagessatz hilft nicht, wenn die Zahl der offenen Urlaubstage falsch ist. Ausgangspunkt sind der gesetzliche beziehungsweise vertragliche Jahresurlaub, bereits gewährter Urlaub und gegebenenfalls fortbestehender Urlaub aus Vorjahren.

Mindesturlaub und unterjähriges Ausscheiden

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt nach § 3 BUrlG 24 Werktage bei einer Sechstagewoche. Bei einer Fünftagewoche entspricht das 20 Arbeitstagen. Der volle gesetzliche Urlaubsanspruch wird erstmals nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben, § 4 BUrlG. [1]

Eine anteilige Berechnung von einem Zwölftel je vollem Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses ist nur in den gesetzlichen Fällen des § 5 BUrlG richtig. Besonders wichtig ist die Unterscheidung:

• Bei Ausscheiden in der ersten Jahreshälfte nach erfüllter Wartezeit besteht grundsätzlich Anspruch auf Teilurlaub.
• Bei Ausscheiden in der zweiten Jahreshälfte nach erfüllter Wartezeit darf der gesetzliche Mindesturlaub nicht allein wegen des unterjährigen Ausscheidens auf die Beschäftigungsmonate gekürzt werden.
• Für vertraglichen Mehrurlaub können wirksame abweichende Regelungen bestehen. [1]

Die Faustformel „Jahresurlaub geteilt durch zwölf mal Beschäftigungsmonate“ ist somit nicht allgemein gültig.

Bereits genommener Urlaub und Arbeitgeberwechsel

Bereits gewährter Urlaub ist zu berücksichtigen. § 6 BUrlG schließt einen Urlaubsanspruch aus, soweit für das laufende Kalenderjahr bereits ein früherer Arbeitgeber Urlaub gewährt hat. Außerdem verpflichtet die Vorschrift den bisherigen Arbeitgeber, bei Beendigung eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub auszuhändigen. [1]

Bruchteile von Urlaubstagen dürfen nicht beliebig behandelt werden. Für den gesetzlichen Teilurlaub ordnet § 5 Abs. 2 BUrlG bei einem Bruchteil von mindestens einem halben Tag eine Aufrundung auf einen vollen Urlaubstag an. Daraus folgt keine allgemeine Befugnis, kleinere Bruchteile ersatzlos abzurunden. [1]

Freistellung während der Kündigungsfrist

Eine Freistellung ist nicht automatisch Urlaub. Erforderlich ist insbesondere, dass der Arbeitgeber erkennbar Urlaub gewährt und die Freistellung für diesen Zeitraum nicht widerrufen kann. Außerdem muss die für den Urlaub geschuldete Vergütung gesichert sein.

Wird der Urlaubsanspruch während der Kündigungsfrist wirksam erfüllt, besteht insoweit kein Abgeltungsanspruch mehr. Bei einer unklaren Freistellungserklärung muss dagegen geprüft werden, ob überhaupt Urlaub gewährt wurde. Die bloße Nichtbeschäftigung genügt nicht.

Ärztlich nachgewiesene Arbeitsunfähigkeit während gewährten Urlaubs führt nach § 9 BUrlG dazu, dass die entsprechenden Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet werden. Bleiben diese Urlaubstage bei Beendigung bestehen und können sie nicht mehr gewährt werden, sind sie abzugelten. [1]

Urlaubsverfall und Verjährung: maßgebliche Rechtsprechungslinien

Das Gesetz sieht grundsätzlich vor, Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu gewähren und zu nehmen. Eine Übertragung ist nach § 7 Abs. 3 BUrlG unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Die Vorschrift darf jedoch nicht ohne Berücksichtigung ihrer unionsrechtskonformen Auslegung angewendet werden. [1][4]

Der Arbeitgeber muss auf offenen Urlaub hinwirken

Der Verfall gesetzlichen Urlaubs setzt grundsätzlich voraus, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer konkret und transparent zum Urlaubnehmen aufgefordert und rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Der Arbeitnehmer muss tatsächlich in die Lage versetzt worden sein, den Urlaub zu nehmen. Eine bloße abstrakte Information über allgemeine Urlaubsregeln genügt hierfür regelmäßig nicht.

Diese Anforderungen hat das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 541/15, herausgearbeitet. [4]

Ein Urlaubskonto mit dem Eintrag „verfallen“ belegt daher für sich allein keinen rechtmäßigen Verfall.

Auch die Verjährung des Urlaubs hängt von Mitwirkung ab

Die regelmäßige Verjährungsfrist für den gesetzlichen Urlaubsanspruch beginnt grundsätzlich erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Arbeitgeber seine Aufforderungs- und Hinweisobliegenheiten erfüllt hat und der Arbeitnehmer den Urlaub dennoch aus freien Stücken nicht genommen hat. Das hat das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 20. Dezember 2022, 9 AZR 266/20, entschieden. [5]

Bei älteren Urlaubstagen müssen deshalb nicht nur Jahreszahlen und Urlaubskonten geprüft werden, sondern auch Inhalt und Zeitpunkt der tatsächlich erteilten Hinweise.

Für lang andauernde Krankheit gelten Sonderregeln

War ein Arbeitnehmer während des gesamten Urlaubsjahres und darüber hinaus durchgehend arbeitsunfähig, kann der gesetzliche Urlaub grundsätzlich 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres erlöschen. In dieser Konstellation hängt der Verfall grundsätzlich nicht von vorherigen Urlaubshinweisen ab. [6]

Diese Regel lässt sich jedoch nicht ohne Weiteres auf jedes Jahr übertragen, in dem Arbeitsunfähigkeit eingetreten ist. Hat der Arbeitnehmer zunächst noch gearbeitet und hätte der Arbeitgeber vor Eintritt der Erkrankung seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllen können, kann deren Nichterfüllung den Verfall verhindern. Hierzu ist das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 20. Dezember 2022, 9 AZR 245/19, maßgeblich. [6]

Für die Prüfung sind daher der Beginn und die Dauer der Arbeitsunfähigkeit sowie die Frage entscheidend, ob und wann der Arbeitgeber zuvor auf die Urlaubsnahme hinwirken konnte und dies getan hat.

Nach Beendigung gelten für den Geldanspruch andere Maßstäbe

Mit der Beendigung entsteht bei Vorliegen der Voraussetzungen ein eigenständiger Geldanspruch. Dieser ist rechtlich nicht mehr mit dem auf Erholung gerichteten Urlaubsanspruch gleichzusetzen.

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 31. Januar 2023, 9 AZR 456/20, klargestellt, dass der Abgeltungsanspruch der Verjährung unterliegt und deren Beginn grundsätzlich nicht von der Erfüllung der urlaubsrechtlichen Mitwirkungsobliegenheiten abhängt. Für ältere Sachverhalte können Besonderheiten hinsichtlich der Zumutbarkeit einer gerichtlichen Geltendmachung bestehen. [7]

Deshalb ist es riskant, nach dem Ausscheiden abzuwarten, nur weil der Arbeitgeber früher keine ausreichenden Urlaubshinweise erteilt hat.

Fristen, Geltendmachung und erforderliche Unterlagen

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) drei Jahre. Ihr Beginn richtet sich nach § 199 BGB. Bei Urlaubsabgeltung beginnt sie grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet und die weiteren gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Insbesondere müssen die erforderliche Kenntnis oder grob fahrlässige Unkenntnis gegeben sein. Besonderheiten älterer Sachverhalte sind gesondert zu prüfen. [7][8]

Kürzere Ausschlussfristen können schon deutlich früher zum Anspruchsverlust führen. Arbeits- oder Tarifverträge verlangen teilweise eine Geltendmachung innerhalb weniger Monate, mitunter anschließend zusätzlich eine rechtzeitige Klage. Ob eine solche Regelung wirksam und auf den Anspruch anwendbar ist, bedarf einer eigenen Prüfung.

Dass Urlaubsabgeltung tariflichen Ausschlussfristen unterliegen kann, bestätigt das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 31. Januar 2023, 9 AZR 244/20. Auch dabei können für ältere Sachverhalte Besonderheiten zu berücksichtigen sein. [12]

Diese Unterlagen sollten vorliegen

Für eine belastbare Prüfung sind besonders hilfreich:

• Arbeitsvertrag, Nachträge und einschlägiger Tarifvertrag;
• Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Befristungsvereinbarung;
• Urlaubskonto, Urlaubsanträge und Genehmigungen;
• arbeitgeberseitige Aufforderungen und Verfallshinweise;
• Freistellungserklärungen;
• Entgeltabrechnungen für den maßgeblichen Referenzzeitraum;
• Regelungen zu Provisionen, Zulagen und Sonderzahlungen;
• Nachweise über Arbeitsunfähigkeit;
• Urlaubsbescheinigungen früherer Arbeitgeber.

Sinnvolle nächste Schritte

Zunächst sollte der Resturlaub getrennt nach Urlaubsjahren und gegebenenfalls nach Mindest- und Mehrurlaub aufgestellt werden. Anschließend sind Tagessatz und Bruttoabgeltung zu berechnen.

Eine Zahlungsaufforderung sollte den Beendigungszeitpunkt, die beanspruchten Tage, die Berechnungsgrundlage und möglichst den Bruttobetrag nachvollziehbar benennen. Form, Inhalt und nachweisbarer Zugang sind besonders wichtig, wenn Ausschlussfristen laufen.

Der arbeitsrechtliche Zahlungsanspruch wird regelmäßig brutto geltend gemacht. Bei der Auszahlung sind die gesetzlich vorgeschriebenen Abzüge vorzunehmen. Eine eigenständig geschätzte Nettoforderung ist deshalb regelmäßig nicht der geeignete Ausgangspunkt.

Eine bloße Mahnung hemmt die gesetzliche Verjährung grundsätzlich nicht. Bei bevorstehendem Fristablauf ist zu prüfen, welche Maßnahme die Verjährung rechtzeitig hemmt. § 204 BGB regelt insbesondere die Hemmung durch Rechtsverfolgung, etwa durch Klageerhebung oder Zustellung eines Mahnbescheids. [8]

Kosten, Folgewirkungen und typische Fehler

Arbeitslosengeld kann zunächst ruhen

Wer nach dem Ausscheiden Arbeitslosengeld beantragt, muss § 157 Abs. 2 Drittes Buch Sozialgesetzbuch (SGB III) beachten. Hat der Arbeitslose wegen der Beendigung Urlaubsabgeltung erhalten oder zu beanspruchen, ruht der Arbeitslosengeldanspruch grundsätzlich für die Zeit des abgegoltenen Urlaubs. Der Ruhenszeitraum beginnt nach der gesetzlichen Regelung mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses. [9]

Wird eine geschuldete Urlaubsabgeltung tatsächlich nicht gezahlt, kann nach Maßgabe des § 157 Abs. 3 SGB III dennoch Arbeitslosengeld geleistet werden. Ein Streit über die Zahlung führt daher nicht zwangsläufig dazu, dass für den gesamten Zeitraum keine Leistung verfügbar ist. [9]

Das Ruhen wegen Urlaubsabgeltung ist nicht mit einer Sperrzeit gleichzusetzen. Arbeitssuchend- und Arbeitslosmeldung sollten unabhängig von Streitigkeiten über die Auszahlung rechtzeitig erfolgen.

Kosten eines arbeitsgerichtlichen Verfahrens

Im erstinstanzlichen Urteilsverfahren vor dem Arbeitsgericht besteht grundsätzlich kein Anspruch darauf, die eigenen Anwaltskosten von der Gegenseite erstattet zu bekommen, auch wenn man gewinnt. Das folgt aus § 12a Abs. 1 Arbeitsgerichtsgesetz (ArbGG). [10]

Vor einem Verfahren sollten deshalb Anspruchshöhe, Beweislage, eigene Kosten und mögliche Kostenabsicherungen geprüft werden. Gerade bei einem niedrigen Abgeltungsbetrag kann die Kostenfrage erhebliches Gewicht haben.

Fehler, die eine Berechnung unbrauchbar machen

Zu vermeiden sind insbesondere:

• die Annahme, gesetzlicher Mindesturlaub könne während fortbestehender Beschäftigung durch Geld ersetzt werden;
• Verwendung der Fünftageformel bei einem anderen Arbeitsrhythmus;
• pauschale Zwölftelung bei jedem unterjährigen Ausscheiden;
• ungeprüfte Übernahme angeblich verfallener Urlaubstage;
• unberechtigte Verminderung des Tagessatzes wegen krankheitsbedingter Entgeltausfälle;
• pauschaler Nettoabschlag ohne Steuer- und Versicherungsdaten;
• Verwechslung einer Freistellung mit wirksamer Urlaubsgewährung;
• Versäumen wirksamer vertraglicher oder tariflicher Ausschlussfristen.

Häufige Fragen

Kann ein kostenloser Rechner den Nettobetrag exakt bestimmen?

Eine genaue Abrechnung setzt sämtliche erforderlichen Daten und die zutreffenden steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regeln voraus. Ein Rechner, der nur Monatsbrutto und Urlaubstage abfragt, kann diese Anforderungen nicht erfüllen. Eine Vergleichsabrechnung durch die Entgeltabrechnung ermöglicht eine besser fundierte Auszahlungsprognose. Die endgültige Einkommensteuerbelastung kann davon abweichen.

Muss der Arbeitgeber bei einer Eigenkündigung Resturlaub auszahlen?

Ja, wenn bei Beendigung noch Urlaub besteht, der wegen der Beendigung nicht mehr gewährt werden kann. Eine Eigenkündigung beseitigt den Anspruch aus § 7 Abs. 4 BUrlG nicht. Urlaub, der während der Kündigungsfrist wirksam erfüllt wurde, ist allerdings nicht zusätzlich abzugelten. [1]

Ist die Auszahlung von Urlaubstagen steuerfrei?

Grundsätzlich nein. Urlaubsabgeltung gehört zum steuerpflichtigen Arbeitslohn und wird lohnsteuerlich als sonstiger Bezug behandelt. Ob tatsächlich Lohnsteuer anfällt und wie hoch sie ist, richtet sich nach den maßgeblichen Besteuerungsmerkmalen und der gesetzlichen Berechnung. [2][13]

Werden bei lang andauernder Krankheit alle angesammelten Urlaubstage ausgezahlt?

Nicht zwingend. Abzugelten ist nur Urlaub, der bei Beendigung noch besteht. Bei Langzeiterkrankung sind insbesondere die besonderen Verfallsregeln, der Beginn der Erkrankung und gegebenenfalls unterlassene Hinweise des Arbeitgebers zu prüfen. [6]

Muss die Urlaubsabgeltung sofort nach dem letzten Arbeitstag auf dem Konto sein?

Der Anspruch entsteht grundsätzlich mit der rechtlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses, nicht schon mit dem letzten tatsächlich geleisteten Arbeitstag. Er ist grundsätzlich dann auch fällig, soweit keine wirksame abweichende Fälligkeitsregelung eingreift. Ergänzend gilt § 271 BGB. Aus der Fälligkeit folgt allerdings keine Garantie einer Kontogutschrift zu einem bestimmten Zeitpunkt. Ein Recht des Arbeitgebers, die Zahlung beliebig aufzuschieben, besteht nicht. [7][8]

Kann die Nettoauszahlung später durch eine Steuererstattung höher ausfallen?

Eine spätere Einkommensteuerveranlagung kann die endgültige steuerliche Belastung verändern und zu einer Erstattung oder Nachzahlung führen. Entscheidend sind die gesamten steuerlich relevanten Jahresverhältnisse. Eine hohe Lohnsteuer auf der Schlussabrechnung garantiert deshalb keine spätere Erstattung. [2]

Beeinflusst die Urlaubsabgeltung das Arbeitslosengeld?

Ja. Für die Zeit des abgegoltenen Urlaubs ruht der Arbeitslosengeldanspruch grundsätzlich nach § 157 Abs. 2 SGB III. Bei tatsächlich ausbleibender Zahlung ist § 157 Abs. 3 SGB III zu beachten. Die Urlaubsabgeltung beziehungsweise der entsprechende Anspruch sollte der Agentur für Arbeit mitgeteilt und bei der finanziellen Planung berücksichtigt werden. [9]

Zusammenfassung

Die Nettoauszahlung offener Urlaubstage lässt sich sinnvoll nur in drei Schritten bestimmen: bestehende Urlaubstage prüfen, Bruttoabgeltung berechnen und zusätzliche Abzüge ermitteln. Bei konstantem Monatsgehalt und einer regelmäßigen Fünftagewoche ist die Formel „Monatsbrutto × 3 ÷ 65 × Urlaubstage“ ein geeigneter vereinfachter Ausgangspunkt.

Rechtlich sind vor allem die Beendigung des Arbeitsverhältnisses, mögliche Verfallsregeln und die rechtzeitige Geltendmachung entscheidend. Für eine verlässliche Nettoprognose genügt das Monatsgehalt allein nicht. Eine nachvollziehbare Vergleichsabrechnung berücksichtigt neben der Bruttoabgeltung die persönlichen Steuer- und Sozialversicherungsdaten.