Ein individuell anpassbares HRIS
HR-Software erfüllt in Unternehmen mehrere Funktionen. Die fünf wichtigsten darunter möchte der folgende Beitrag etwas detaillierter vorstellen. Diese sind: Personalverwaltung, Zeiterfassung, Bewerbermanagement inklusive Onboarding, Talent- und Leistungsmanagement sowie HR-Analytics, also Berichterstattung und Analysen. HRIS steht hierbei als Abkürzung für Human Resource Information System.
Personalverwaltung
Personalverwaltung bildet gewissermaßen das Herzstück jeder HR-Software und umfasst alle administrativen Aufgaben, die für jeden Mitarbeiter täglich, wöchentlich und jährlich anfallen. In der Funktion zur Personalverwaltung sind alle Mitarbeiterdaten in einer digitalen Personalakte gespeichert. Alle Mitarbeiterdaten liegen also zentral vor. Das erleichtert den Zugriff auf vielerlei Informationen, senkt Kosten und steigert die Effizienz. Die Aufgaben reichen von der Verwaltung von Mitarbeiterdaten über die strategische Karriereplanung bis zur Automatisierung von täglichen Routineschritten. Durch die Standardisierung von HR-Prozessen werden zudem Mitarbeiter entlastet und können sich intensiver anderen Aufgaben widmen.
Zeiterfassung und Lohnabrechnung
Die HR-Software erfasst in der Regel sämtliche Arbeitszeiten, Urlaubszeiten und Abwesenheiten aller Mitarbeiter. Fehlzeiten hat die Software ebenfalls immer im Blick. Meldet sich jemand krank, wird das in der digitalen Personalakte sofort ersichtlich. Im Modul zur Lohn- und Gehaltsabrechnung kann die Gehaltsermittlung für eine beliebige Anzahl von Mitarbeitern durchgeführt werden. Ob ein Mitarbeiter Vollzeit oder Teilzeit arbeitet, spielt keine Rolle. Meistens sind darüber hinaus Funktionen zur Steuererklärung enthalten.
Häufig synchronisiert das HRIS die Stammdaten zur Lohnabrechnung automatisch. Viele administrative Aufgaben laufen bereits automatisiert ab. Ebenso wird die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gleich mitbedacht. In vielen Fällen findet auch eine vorbereitende Lohnbuchhaltung durch das HRIS statt, wobei die eigentliche Lohnabrechnung ein externer Dienstleister übernimmt. Dazu liegen alle Daten in einer digitalen Personalakte.
Bewerbermanagement und Onboarding
Ein gutes Bewerbermanagement vereinfacht den gesamten Rekrutierungsprozess, und zwar sämtliche Schritte von der Stellenausschreibung über die Bewerberauswahl bis zur reibungslosen Verwaltung von Bewerberanfragen. Letztlich senkt dieser Schritt die Kosten für den Rekrutierungsprozess beträchtlich und beschleunigt die Durchlaufzeiten.
Daraus resultiert ein nahtloses Onboarding für neue Mitarbeiter. Recruiting und Onboarding sind zwei verschiedene Dinge, denn beim Recruiting geht es darum, einen passenden Kandidaten für eine freie gewordene Stelle zu finden, während Onboarding den Prozess der Einführung eines neuen Mitarbeiters ins Unternehmen bezeichnet. Für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter stellt die Software etwa Checklisten und einen digitalen Einführungsleitfaden bereit. Damit kann die Software neuen Mitarbeitern die Integration in die Unternehmenskultur ziemlich vereinfachen. Die Kombination von Bewerbermanagement und Onboarding erweist sich als überaus nützlich, da die Daten von Bewerbern gleich vorliegen und für das Onboarding zur Verfügung stehen. Es umfasst quasi den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters.
Talent- und Leistungsmanagement
Karriereplanung stellt für die Personalabteilung ebenfalls ein wichtiges Themenfeld dar. So ist der Fachkräftemangel in vielen Unternehmen und Organisationen mittlerweile allgegenwärtig. Eine langfristige Personalplanung nimmt daher an Bedeutung zu. Mithilfe einer guten HR-Software kann jedem Mitarbeiter genau die Weiterbildung empfohlen werden, die am besten zu den persönlichen Anforderungen passt. Zu einem späteren Zeitpunkt kann die Software bei der Fortschrittsbeurteilung helfen oder ein Feedback-System bereitstellen. Nicht zuletzt haben Mitarbeiter einen schnellen Überblick zu allen aktuell verfügbaren Maßnahmen.
Es geht aber genauso um Funktionen zur Zielvereinbarung und Leistungsbeurteilung. Wer erweist sich als besonders qualifiziert, um die Nachfolge einer bestimmten Position anzutreten? Wie soll die innerbetriebliche Weiterbildung gestaltet werden? Diese und weitere Aspekte gilt es im Rahmen des Talent- und Leistungsmanagements nicht minder zu bedenken.
HR-Analytics
Hierunter versteht man die Auswertung wichtiger HR-Kennzahlen, was für das betreffende Unternehmen durchaus relevant sein kann, um daraus konkrete Erkenntnisse für das zukünftige Handeln abzuleiten. So können unter anderem Personalstatistiken erstellt oder das Mitarbeiterengagement analysiert werden. Das Mitarbeiterengagement bildet nämlich einen wesentlichen Bestandteil der Mitarbeitererfahrung und trägt zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung sowie Produktivität bei. Die Berichterstattung unterstützt damit strategische Personalentscheidungen durch fundierte Daten und ermöglicht auf diese Weise eine gezielte Personalplanung. Dadurch kann aber auch die Effektivität von Personalmaßnahmen optimiert werden. Zur Anwendung kommen HR-Analytics-Tools im Recruiting, in der Personalentwicklung, zur Personalbindung und Kostenoptimierung.
Fazit
HRIS macht den Alltag jeder Personalabteilung einfacher und effizienter. Genauso hat der Einsatz einer HR-Software für die Mitarbeiter selbst einige Vorteile, da alle Daten zu Gehalt, Urlaub, Weiterbildungen usw. digital vorliegen.
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