Werbemittel sind als Betriebsausgaben bis zu Höchstgrenzen des Einzelwertes steuerlich absetzbar. Das Finanzamt unterscheidet dabei nach Einzelwert und Empfänger, außerbetrieblicher oder innerbetrieblicher Abgabe von Werbegeschenken. Ausnahmen bei Wertüberschreitung sollten wegen der Nachweis- und Steuerpflicht unbedingt vor der kostenlosen Abgabe mit Steuerexperten besprochen werden.
Definition: Werbemittel
Werbemittel sind physische Instrumente, mit denen Unternehmen ihre Bekanntheit steigern. Adressaten solcher Werbemittel sind Endverbraucher oder Handelspartner. Investoren in Werbemittel sind die werbenden Unternehmen. Sie kaufen nicht nur Produkte für Werbung ein, sondern personalisieren diese auch mit ihren Kontaktdaten und Logo. Beispielsweise taucht diese Personalisierung auf Werbeplakaten, in Prospekten oder auf Bannern auf. Unter Berücksichtigung von Steuervorschriften können Firmen Werbeartikel bedrucken lassen und an Kunden verschenken. Beispielsweise werden bedruckte Give-aways bei Einkäufen mitgegeben, Kugelschreiber oder Schlüsselanhänger bei Promotionveranstaltungen zur kostenlosen Mitnahme ausgelegt.
Wertgrenzen für Werbegeschenke beim deutschen Fiskus
Alle Werbemittel unter einem Wert von zehn Euro dürfen kostenlos abgegeben werden. Eine Steuerpflicht besteht hierfür nicht. Ist ein Werbegeschenk teurer, müssen Warenwert und Empfängeradresse zumindest aufgelistet werden. Jetzt handelt es sich nämlich um ein »betrieblich veranlasstes Geschenk zu Werbezwecken«. Pro Empfänger und Jahr dürfen nur 35 Euro auf diese Weise in verschenkte Werbemittel investiert werden. Handelt es sich um Werbegeschenke für Mitarbeiter, steigt der zulässige Betrag pro Mitarbeiter und Werbegeschenk auf 44 Euro. Missverständnisse bei der Finanzprüfung lassen sich durch das Führen eines Sonderkontos vermeiden.
Werbegeschenke oder Werbemittel: wichtige Unterschiede
Ein Werbegeschenk kommt durch kostenlose Abgabe bei Zielgruppen oder innerhalb der eigenen Belegschaft in Umlauf. Dies kann ein bedruckter Flyer, ein Katalog oder ein personalisiertes Gadget sein. Die Reichweite ist für die Werbetreibenden nicht abschätzbar, jedoch auf Zielgruppen, Branchen oder Regionen ausgerichtet. Im Unterschied dazu haben Werbemittel zur bloßen Ansicht eine zufällige Werbewirkung. In sie wird also investiert, ohne eine direkte Kaufhandlung von Zielgruppen vorausplanen zu können. Offline sind das zum Beispiel Werbedrucke auf einem Schaufenster, Werbebanner an Bauzäunen oder Leuchtreklame über der Ladentür. Online gehören dazu Werbeclips, Werbeanzeigen oder Newsletter.
Interne Werbegeschenke für Mitarbeiter
Mitarbeiter müssen Werbegeschenke unter einem Sachwert von 44 Euro nicht steuerlich angeben. Dies können mehrere Kleinigkeiten von einem Gesamtwert dieser Höhe sein. Möglich ist auch die steuerfreie Annahme eines einzigen Werbeprodukts zu diesem Wert. Unternehmen achten am besten penibel darauf, dass die Grenze pro Mitarbeiter und Jahr nicht überschritten wird. Denn ansonsten werden auf den übersteigenden Wert Lohnsteuern und Sozialabgaben fällig. Diese wären zur Hälfte vom Mitarbeiter, zur Hälfte vom Unternehmen zu zahlen. Ausnahme ist die freiwillige Zahlung einer Pauschalsteuer von 30 Prozent auf Werbegeschenke. Übernimmt das Unternehmen diese Steuerlast, sind Beschenkte davon befreit.
Werbemittel mit Außenwirkung
Ziel jedes Werbemittels ist eine positive Außenwirkung. Bei Werbegeschenken von geringem Einzelwert tritt diese durch die Annahme des Geschenks und dessen Benutzung ein. Ein bedruckter Schlüsselanhänger fällt weniger auf als ein lasergravierter, hochwertiger USB-Stick oder eine mit Werbeslogans bedruckte Bambus-Tischuhr. Ein verschickter Katalog dagegen erzielt deutlich mehr Aufmerksamkeit in begrenztem Personenkreis. Sobald er beispielsweise im Warteraum einer Praxis als Lektüre ausliegt, steigt die Außenwirkung nach dem Zufallsprinzip. Dennoch gelten steuerlich für Werbegeschenke andere Regeln als für die Betriebskosten für das Erstellen, Drucken und Auslegen eines Werbekatalogs.
Corporate Image steuergünstig aufbauen
Durch die ständige kostenlose Abgabe von Werbemitteln entsteht langfristig ein Wiedererkennungswert für Werbetreibende. Für eine positive Anerkennung bei der Zielgruppe kann die Variante der freiwilligen Pauschalversteuerung von 30 Prozent günstig sein. Allerdings muss der Empfänger davon erfahren. Im deutschen Steuerrecht könnte es ansonsten zu einer Doppelbesteuerung kommen, sobald Wertgrenzen von 35 bzw. 44 Euro überschritten sind. Empfehlenswert ist pro Werbekampagne die Absprache mit einem Steuerberater. Er kann beurteilen, welche Variante den Werbezweck zur günstigsten Steuervariante erfüllt. Auch buchhalterisch kann es bei falscher Auflistung zu Fehlbesteuerungen kommen.
Beispiele gängiger Werbemittel in KMU
Ein gängiges und wiederkehrendes Werbemittel kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU) ist die Ausgabe von Weihnachtsgeschenken. Eine Dankkarte mit kostenlosem Gadget soll die Kundenbindung von Stammkunden stärken. Geschäftspartner erhalten sie als Zeichen der Wertschätzung für bisher gute Zusammenarbeit. An Mitarbeiter wird ein solches Weihnachtsgeschenk vielleicht in Form eines Jahreskalenders, eines Kugelschreibersets oder einer Tischlampe ausgegeben. Wesentlich für die Einstufung als Werbemittel ist der Zweck, also die kostenlose Abgabe ohne Forderung einer Gegenleistung. Der Wunsch nach künftigen Käufen oder Fortführen der Geschäftsbeziehung ist für die steuerrechtliche Einstufung nicht relevant.
Brutto und Netto bei steuerrelevanten Werbegeschenken
Werbemittel von geringem Wert dürfen an einen Empfänger auch mehrmals jährlich ausgegeben werden. Dabei darf insgesamt die Summe von 35 Euro – bei Kunden – und 44 Euro – bei Mitarbeitern – nicht um einen Cent überschritten werden. Kleinunternehmer nach § 19 UStG berechnen diese Betragsgrenze brutto. Für Unternehmen mit Vorsteuerabzugsberechtigung gilt der Nettobetrag, also der Wert des Werbemittels ohne Umsatzsteuer. Steuerrelevant ist beispielsweise ein Werbegeschenk an eine juristische Person, zum Beispiel eine GmbH. Bekommen Geschäftsführer das Werbegeschenk, zählen sie als ein Empfänger. Wird das Werbemittel stattdessen personalisiert an den Geschäftsinhaber und dessen Ehefrau ausgegeben, ist jeder der Beiden ein eigens aufzuführender Empfänger.
Steuerpflichten mit dem Steuerbüro vorher besprechen
Eine Fehlbuchung bei Werbemitteln kann mehrfach teuer werden. Unternehmen müssen unter Umständen hohe Nachzahlungen an den deutschen Fiskus leisten. Empfänger werden künftige Werbegeschenke skeptisch betrachten, wenn sie dafür nachträglich zur Kasse gebeten werden. Experten für Steuerrecht können diese Rechtsunsicherheit beseitigen. Ebenfalls gibt es inzwischen spezielle Software, in der Sonderkonten für Werbemittel exakt für die absetzbaren Betriebsausgaben verwaltet werden. Für Start-ups empfiehlt sich die Werbeplanung bereits beim Erstellen des Businessplans vor Geschäftseröffnung. Traditionsunternehmen können mithilfe der Steuerexperten eventuell künftige Steuereinbußen durch genauere Budget- und Buchungsplanung vermeiden.
Nachweispflicht für den Verwendungszweck eines Werbemittels
Give-aways wie Kugelschreiber, Schlüsselanhänger oder Stressbälle werden buchhalterisch nicht mit Empfängerangaben erfasst. Dennoch sollte der Verwendungszweck in der Ausgabeliste erscheinen, zum Beispiel als »Mitnahmegeschenk zur Ausstellung« oder »Streuartikel zum Tag der offenen Tür«. Bei Kundengeschenken ist die Empfängerliste und Wertangabe verpflichtend, ab 35 Euro pro Empfänger. Bei Mitarbeitergeschenken kann die Grenze von 44 Euro ausnahmsweise überschritten werden. Dokumentiert sollte beispielsweise ein Geburtstags- oder Jubiläumsgeschenk bis 60 Euro. Die Nachweispflicht ist hiermit durch die zusätzliche Angabe »Geburtstag«, »Beförderung« oder »30 Jahre Betriebszugehörigkeit« erfüllt.
- Der Trick mit den Gewinnen: So locken Casinos im Netz - 8. April 2025
- Beliebte Spiele im Vox unter deutschen Spielern: Trends und Favoriten - 7. April 2025
- Effizienz im Berufsleben: Wie Sie Ihre Produktivität steigern - 26. März 2025
