Die systematische Organisation des Arbeitsplatzes ist unerlässlich und in Teilen sogar gesetzlich vorgegeben. Während auf der einen Seite der gesetzliche Rahmen steht, der Themen wie Zeiterfassung auf die Agenda der Verantwortlichen holt, sind strukturierte Arbeitsplätze und smartes Projektmanagement auch in wirtschaftlicher Hinsicht wichtig. Arbeitsabläufe werden zeitlich optimiert, Ressourcen gezielt eingesetzt und Mitarbeitende mit einem hochwertigen Arbeitsumfeld ausgestattet. Schauen wir uns die Möglichkeiten an.
Die Basis guter Arbeitsplatzorganisation
Während Coaches seit einigen Jahrzehnten HR-Personal und Geschäftsführungen dafür schulen, Struktur in die Arbeitsstätten zu bringen, werden heute zunehmend digitale Anwendungen genutzt, um drei wesentliche administrative Bereiche zu optimieren. Die zugrunde liegenden Prinzipien sind nicht vollkommen neu, werden durch die Möglichkeiten des digitalen Zeitalters jedoch aufgewertet.
Büromanagement und Desk Sharing
Arbeitsplätze, Besprechungsräume, aber auch Parkplätze werden als zählbare und buchbare Einheiten betrachtet und mithilfe einer entsprechenden Software kartografiert und verwaltet. Es können Arbeitsplätze spontan oder langfristig gebucht werden. Software-Lösungen wie Flexopus bilden das Unternehmen dabei auf einer Art Karte mit allen nutzbaren Räumlichkeiten ab.
Workflow- und Projektmanagement
Arbeitsprozesse können im Rahmen komplexer Projekte und mit fortschreitender Bearbeitungszeit immense Ausmaße annehmen. Diverse Software steht auf dem Markt zur Verfügung, um diese abzubilden. Es ist möglich, Aufgaben an die relevanten Akteure eines Projektes zu vergeben und Fristen zu programmieren. Eine bekannte Darstellungsform hierbei ist das Kanban-Prinzip zur Prozessabbildung und -steuerung (siehe Exkurs).
Zeiterfassung
Die verpflichtende Arbeitszeiterfassung ist seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 von zentraler Relevanz. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im Beschluss vom 13. September 2022 dieses Urteil als geltend festgesetzt. Neben der Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung ergibt sich aus einer sorgfältigen Zeiterfassung ein besseres Management von Personalressourcen und Ist-Arbeitszeiten. Auch für Beschäftigte ist eine solche Verwaltung deutlich vorteilhaft.
Das Kanban-Prinzip: Ein Exkurs
„Kanban“ ist das japanische Wort für „Karte“ oder „Tafel“. Grundlegend für die Abbildung von Prozessen nach dem Kanban-Prinzip ist, dass Arbeitsschritte, Aufgaben oder Ressourcen wie Materialeinheiten auf Karten abgebildet werden, um dort den Status oder die Verwendung zu dokumentieren. Ist ein Arbeitsschritt beendet oder eine Ressource verbraucht, kann die Karte aus dem aktiven Prozess genommen und chronologisch archiviert werden. Am Ende entsteht durch die Karten (geordnet nach dem Zeitpunkt der Erledigung) der nachvollziehbare Ablauf des Gesamtprozesses. Es gibt zahlreiche abgewandelte Formen dieser Organisationsmethode.
Wo liegt nun das Novum?
Die Zeiterfassung in ihren Grundprinzipien wurde erstmals 1801 genutzt. Ihr Erfinder, Sir Benjamin Thompson, nutzte sie als Kontrollinstrument, um die Verbindlichkeit der Arbeitszeiten des Personals einer Polizeiwache zu erhöhen. Das Workflowmanagement dagegen ist wesentlich neuer. Dennoch ist das darin etablierte Kanban-Prinzip bereits seit den späten 40ern zur Abbildung von Materialflüssen in analoger Form in Verwendung.
Desk Sharing dagegen ist die jüngste Errungenschaft der Arbeitswelt unter den drei Säulen der Arbeitsplatzorganisation. Damals noch wenig definiert, ist Desk Sharing seit den 80ern Teil des Activity Based Working (ABW). Diese Unternehmensstrategie wurde, als scharf umrissenes Konzept, erstmals von Erik Veldhoen im Jahr 1995 umfassend dargestellt.
Eine verbesserte Umsetzbarkeit erhält Desk Sharing heute vor allem durch die Digitalisierung. Sie macht Buchungen, eine grafische Übersicht und andere Controlling-Mechanismen möglich. Zusätzlich zur gewöhnlichen Arbeitsplatzverwaltung kann gängige Software häufig räumliche Ressourcen wie Parkplätze, Ruhe- oder Besprechungsräume verwalten. Eine Vielzahl von Schnittstellen erlaubt darüber hinaus die Integration solcher Programme in Kalender oder Zeiterfassungsprogramme.
