Teilnehmer einer Veranstaltung wissen oft nicht, wie groß der Aufwand bei der Organisation ist. Vor allem welche rechtlichen Aspekte sowohl für Veranstalter als auch Teilnehmer einer Veranstaltung gelten bleibt bei einer gut funktionierenden Veranstaltung im Hintergrund. Das ist auch der Sinn dieser Vorgaben, denn sie sind ein wichtiger Baustein für einen reibungslosen Ablauf, was auch das Magazin für Kultur, Gesundheit und Freizeit immer wieder aufgreift.
Urheberrecht und Mediengesetz
Für jene, die das erste Mal eine Veranstaltung planen, ist es oft überraschend, dass Themen wie Urheberrecht oder Mediengesetz für eine Veranstaltung relevant sind. Was jedoch nicht bedacht wird, ist, dass im Rahmen von Veranstaltungen auch neue Werke wie Fotos geschaffen werden. Es werden womöglich Filmaufnahmen gemacht oder die Veranstaltung wird sogar live im Radio oder Fernsehen übertragen.
Besonders wenn im Rahmen der Veranstaltung verschiedene Künstler tätig sind, müssen diese sich natürlich auch einverstanden erklären, dass beispielsweise ihr Werk bzw. Teile ihres Werkes veröffentlicht werden.
Datenschutz
Der Datenschutz betrifft mittlerweile nahezu alle Lebensbereiche. Bei Veranstaltungen ist der Schutz der Daten von Teilnehmern in verschiedenen Bereichen zu waren. Gibt es beispielsweise eine Webseite, mit Informationen oder über die sich die Teilnehmer womöglich Tickets sichern können oder aus anderen Gründen personenbezogene Daten bekannt geben sollen, muss es dafür ein Datenschutzkonzept geben.
Eine unterschätzte Fragestellung ist, was passiert nach der Veranstaltung mit den Daten. Werden sie gelöscht oder werden sich in irgendeiner Form weiterverarbeitet. Bei einer Weiterverarbeitung ist es erforderlich, dass langfristig ein Datenschutzbeauftragter zur Verfügung steht, denn die Teilnehmer einer Veranstaltung haben das Recht sich später auch noch zu erfragen, was mit ihren Daten passiert.
Viele Veranstalter umgehen dies, indem sie Teile an Dritte auslagern. Dazu gehört beispielsweise der Verkauf von Tickets, der über Dritte abgewickelt wird. Das wird vor allem bei Veranstaltungen gemacht, die nicht wiederkehrend bzw. regelmäßig abgehalten werden. Der Ticketverkäufer ist dann für datenschutzrechtliche Aspekte zuständig, die im Rahmen des Verkaufs anfallen.
Das Auslagern mancher Bereich hat jedoch den Nachteil, dass Veranstaltern dann möglicherweise Informationen zu Teilnehmern fehlen. Daher gilt es vorab abzuwägen, ob es sinnvoll ist diese Pflicht an Dritte zu übergeben.
Sicherheitskonzept
Die wohl wichtigste Pflicht eines Veranstalters ist ein nachhaltiges Sicherheitskonzept. Dies soll nicht nur die Sicherheit der Teilnehmer gewährleisten, sondern auch die Personen, die für die Durchführung verantwortlich sind, müssen in einem sicheren Umfeld arbeiten können.
Diesbezüglich greifen hier gleich mehrere weitere Gesetze wie das Arbeitsstättengesetz oder das Versammlungsgesetz. Der Nachteil für Veranstalter ist, dass es kaum eine einheitliche Regelung gibt und sie mit vielen Gesetzen konfrontiert sind.
Behörden stehen hier aber nicht nur prüfend zur Seite, denn sie müssen beispielsweise den Veranstaltungsort auf Sicherheit überprüfen, sondern durchaus auch helfend. Oftmals werden Richtlinien für Veranstaltungen ausgegeben, was die Arbeit erleichtert. Sie konzentrieren sich allerdings vorwiegend auf den Veranstaltungsort und Sicherheitskonzepte zum Schutz aller beteiligten. Themen wie das Urheberrecht decken diese Richtlinien nicht ab.
Viele Veranstalter arbeiten vor allem im Bezug auf die Sicherheit der Teilnehmer mit Sicherheitsfirmen zusammen. Sie haben oft deutlich bessere Erfahrungen und sehen rasch, wo es beispielsweise mit Engstellen Probleme geben könnte. Gemeinsam werden so nachhaltige Sicherheitskonzepte entwickelt.
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