Ab 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, Rechnungen im B2B-Bereich elektronisch zu übermitteln. Für Steuerberater ergeben sich dadurch teilweise signifikante Veränderungen im Kanzleialltag. Sie übernehmen schließlich die Prüfung elektronischer Rechnungen, begleiten Mandanten bei der Umstellung und sorgen für die rechtssichere Archivierung.

Inhaltsverzeichnis

Was steckt hinter der E-Rechnung Warum die Pflicht eingeführt wird Gesetzlicher Rahmen und Zeitplan Auswirkungen auf Steuerberater Digitale Unterstützung für den Kanzleialltag Praxis-Tipps für den Umstieg FAQ zur E-Rechnungspflicht

Die Pflicht betrifft alle Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen zu anderen Unternehmen unterhalten. Besonders in Branchen mit hohem Rechnungsaufkommen, wie Bau, IT, Logistik oder Consulting, verändern sich die Abläufe deutlich. Steuerberater stehen vor der Aufgabe, interne Prozesse effizient zu gestalten und Mandanten gleichzeitig bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu unterstützen.

Was steckt hinter der E-Rechnung

E-Rechnungen enthalten strukturierte, maschinenlesbare Daten, die sich direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme einlesen lassen. Im Unterschied zu reinen PDF-Rechnungen reduziert das die manuelle Erfassung und senkt das Risiko von Fehlern. Für Steuerberater bedeutet das, dass die Prüfung der Rechnungen nicht mehr nur auf optische Kontrolle beschränkt bleibt. Zusätzlich umfasst sie die technische Korrektheit der Daten. Rechnungen werden zudem gegebenenfalls mit einer elektronischen Signatur versehen, die die Authentizität des Absenders und die Unversehrtheit der Daten sicherstellt. Digitale Archivierungssysteme garantieren, dass alle Belege revisionssicher gespeichert werden.

Überdies ermöglichen E-Rechnungen eine automatisierte Validierung von Pflichtangaben, darunter Rechnungsnummer, Datum, Umsatzsteuer-ID oder Zahlungsbedingungen. Das erleichtert Steuerberatern wiederum die Identifikation fehlender oder fehlerhafter Daten. Auch die Nachverfolgung von Zahlungen wird vereinfacht, denn E-Rechnungen werden direkt mit Zahlungseingängen abgeglichen und offene Posten automatisch überwacht.

Ein weiterer Vorteil ist die Integration in Workflow- und Freigabeprozesse. Verantwortliche leiten Rechnungen beispielsweise elektronisch an zuständige Mitarbeiter weiter, prüfen sie und geben sie frei, ohne dass physische Dokumente versendet werden. Das steigert die Effizienz, reduziert Bearbeitungszeiten und minimiert das Risiko von Doppelbuchungen oder verlorenen Belegen.

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Obendrein unterstützt die strukturierte Datenbasis die Analyse und das Reporting. Unternehmen erstellen schließlich Auswertungen zu Lieferanten, Kostenstellen oder Projekten deutlich schneller und führen steuerlich relevante Informationen leichter zusammen. Für Steuerberater ergeben sich daraus neue Möglichkeiten, Mandanten proaktiv zu beraten und Optimierungspotenziale in der Buchhaltung aufzuzeigen.

Warum die Pflicht eingeführt wird

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU fordert die Nutzung elektronischer Rechnungen. Ziel der Vorschrift ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, die Vereinfachung des Rechnungsverkehrs und die Verbesserung der Nachvollziehbarkeit. Ab 2025 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu verwenden. Steuerberater sollten daher bestehende Abläufe anpassen und Mandanten auf die neuen Anforderungen vorbereiten, möchten sie Verzögerungen oder Fehler bei der Rechnungsverarbeitung zu vermeiden.

Gesetzlicher Rahmen und Zeitplan

Die E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen tritt ab dem 1. Januar 2025 in Kraft. Unternehmen sind dann verpflichtet, Rechnungen an andere Unternehmen elektronisch zu übermitteln. Dabei kommen in der Regel die Formate XRechnung oder ZUGFeRD zum Einsatz, die strukturierte Daten enthalten und eine automatisierte Verarbeitung in Buchhaltungssystemen ermöglichen.

Die Einführung erfolgt stufenweise, um Unternehmen ausreichend Zeit für die Umstellung zu geben. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen Rechnungen grundsätzlich elektronisch ausstellen, wenn sie an andere Unternehmen versendet werden. Papier- oder andere Formate sind nur noch unter bestimmten Bedingungen zulässig. Unternehmen dürfen zudem elektronische Rechnungen versenden, auch ohne Zustimmung des Empfängers.

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate wie PDFs ausstellen, sofern der Empfänger zustimmt. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro gelten bis zum 31. Dezember 2027 dieselben Übergangsregelungen. Sie dürfen also ebenfalls weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate wie PDFs ausstellen, solange der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Diese stufenweise Einführung ermöglicht es Unternehmen, ihre Systeme anzupassen, Mitarbeiter zu schulen und Prozesse für die digitale Rechnungsstellung zu etablieren.

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Steuerberater sollten unbedingt darauf achten, dass Schnittstellen zwischen Rechnungsformaten und ERP- oder Buchhaltungssystemen funktionieren. Die rechtzeitige Einrichtung dieser Schnittstellen garantiert nämlich eine fehlerfreie Rechnungsverarbeitung und einen reibungslosen Ablauf in der Kanzlei. Treten Fehler bei der Übertragung oder unvollständige Rechnungsdaten auf, entstehen hingegen Verzögerungen in der Mandantenbuchhaltung.

Auswirkungen auf Steuerberater

Die Einführung der E-Rechnung verändert den Kanzleialltag. Steuerberater prüfen schließlich die Richtigkeit der Belege und kontrollieren zusätzlich die formale Korrektheit der elektronischen Daten. Die Mandantenberatung wird somit intensiver, da Unternehmen zwingend auf die korrekte Erstellung der Rechnungen achten.

Fehlerhafte Verarbeitungen oder verspätete Prüfungen erhöhen das Risiko von Bußgeldern und Problemen bei der Buchhaltung. Mitarbeiter benötigen somit Schulungen, um die neuen Abläufe sicher umzusetzen. Kanzleiprozesse wie Belegprüfung, Freigabe und Archivierung sollten dokumentiert und regelmäßig überprüft werden, damit die Umstellung auf die E-Rechnung effizient gelingt.

Digitale Unterstützung für den Kanzleialltag

Softwarelösungen helfen Steuerberatern, die Umstellung auf E-Rechnungen zu organisieren. Digitale Lösungen wie die Agenda-Software für Steuerberater unterstützen Kanzleien dabei, E-Rechnungen rechtssicher zu empfangen, zu prüfen und zu archivieren. Sie automatisieren Prüfungsschritte, ermöglichen eine revisionssichere Archivierung und unterstützen die Kommunikation mit Mandanten. Zudem lassen sich Schnittstellen zu bestehenden Buchhaltungs- oder ERP-Systemen einrichten, was die manuelle Arbeit reduziert. Eine frühzeitige Implementierung der Software erleichtert dabei die Anpassung interner Abläufe und verringert Fehler bei der Rechnungsverarbeitung.

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Praxis-Tipps für den Umstieg

Steuerberater sollten den Übergang zur E-Rechnung strukturiert angehen. Hilfreich sind unter anderem folgende Maßnahmen.

Software prüfen und aktualisieren, um alle relevanten Formate abzudecken
Mitarbeiter gezielt schulen, damit Abläufe fehlerfrei umgesetzt werden
Mandanten umfassend informieren und bei der Erstellung elektronischer Rechnungen begleiten
Interne Prozesse für Prüfung, Freigabe und Archivierung klar dokumentieren
Testläufe durchführen, um Schnittstellenprobleme frühzeitig zu erkennen

Durch diese Schritte lässt sich die Umstellung effizient gestalten und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicherstellen. Regelmäßige Überprüfungen der Abläufe verhindern Fehler bei der Rechnungsverarbeitung und erleichtern die Zusammenarbeit mit Mandanten.

FAQ zur E-Rechnungspflicht

Ab wann gilt die Pflicht?
Ab 2025 sind grundsätzlich alle B2B-Rechnungen elektronisch zu übermitteln.

Welche Formate sind erlaubt?
XRechnung und ZUGFeRD enthalten maschinenlesbare Daten und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.

Welche Unternehmen sind betroffen?
Unternehmen jeder Größe, die Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen, sind von der neuen Pflicht betroffen.

Welche Aufgaben übernimmt die Kanzlei?
Steuerberater prüfen Rechnungen, unterstützen Mandanten bei der korrekten Erstellung und kümmern sich um die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen.

Wie lassen sich Fehler vermeiden?
Fehler reduzieren sich, wenn Kanzleien geeignete Software einsetzen, Mitarbeiter schulen und klare interne Prozesse definieren.