Das digitale Zeitalter macht eine Aufbewahrung wichtiger Dokumente keinesfalls obsolet. In einigen Fällen ist es sogar empfehlenswert und notwendig, die klassische Papieraufbewahrung zu wählen. Dieser Beitrag bietet einen Überblick und beleuchtet, welche Dokumente auf welchem Weg am besten aufzubewahren sind.
Lebenslange Aufbewahrung ausgewählter Nachweise
Zu den wichtigsten Dokumenten, die ein jeder Mensch sein Eigen nennt oder besitzen sollte, gehört die Geburtsurkunde. Diese stets greifbar zur Verfügung zu haben ist in verschiedenen Lebenssituationen von Vorteil.
Von Erwachsenen wird sie unter anderem
- bei einer Heirat
- bei einer Erbschaft
- im Falle eines Nachweises der Elternschaft und
- für den Nachweis des Geburtsortes (beispielsweise für einen Job im Ausland)
benötigt.
Ebenfalls essenziell sind eine Heiratsurkunde, Scheidungsurkunde, der Personalausweis bzw. Reisepass und die Sozialversicherungsnummer. Von den Finanzbehörden erhält jeder Mensch eine persönliche Identifikationsnummer, die das ganze Leben gilt und auch beim Abschluss von Bankprodukten vorzulegen ist.
Darüber hinaus sollten Rentenunterlagen und wichtige Zeugnisse wie das schulische Abschlusszeugnis, das Zeugnis der Berufsausbildung oder Dokumente, die den Studienabschluss bzw. die bestandene Bachelor-, Master- oder Doktorarbeit belegen, jederzeit griffbereit sein. Damit sie vor dem unbefugten Zugriff Dritter optimal geschützt sind, empfiehlt sich eine Lagerung in abschließbaren Aufbewahrungstruhen mit einem speziellen Sicherheitsmechanismus.
Dokumente mit einer mittelfristigen Aufbewahrungsdauer
Für einige Dokumente ist eine längere Aufbewahrungsfrist bei Privatpersonen nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sinnvoll. Hierzu gehören in erster Linie finanzbehördliche Unterlagen wie Steuerbescheide, Schriftverkehr mit dem Finanzamt und andere steuerliche Belege. Insbesondere bei Bescheiden, die unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehen, kann die Steuerveranlagung zu einem späteren Zeitpunkt neu aufgerollt werden. Eine Aufbewahrung von mindestens 10 Jahren ist bei Steuersachverhalten empfehlenswert.
Kurzfristige Dokumentenaufbewahrung für 2 bis 3 Jahre
Kassenbons, Rechnungen und Kaufverträge können nach dem Ablauf von 2 Jahren (ab dem Kaufdatum) entsorgt werden. Bis dahin lassen sie sich im Wandregal in einem Ordner aufbewahren. Kontoauszüge lagert man idealerweise für einen Zeitraum von 3 Jahren. Gleiches gilt für Versicherungsunterlagen bei Verträgen, die bereits endeten. Aktuelle Originalpolicen jedoch gehören hinter verschlossene Türen in Griffnähe.
Schneller Dokumentenzugriff per speziellem Ablagesystem
Das unten in einen Rollcontainer integrierte Fach ist in aller Regel so tief, dass es Platz für eine Hängeregistratur bietet. Eine solche lässt sich nicht nur mit einer individuellen Beschriftung, sondern auch mit einem Farbsystem versehen. In den Ablagetaschen können stärkere Dokumente ebenso mühelos aufbewahrt werden.
Ein sicherer Platz für die digitale Ablage
Wichtige Dokumente gibt es heute ebenso in digitaler Form. Eine Empfehlung lautet auf die umgehende externe Sicherung eines Duplikats, sobald ein Speicherort für eine Datei vergeben wird. Auf einer externen Festplatte bieten die Sicherungskopien für den Fall des Datenverlustes einen doppelten Boden. Keinesfalls sollte sie im Umfeld von Magneten aufbewahrt werden. Das gilt auch für die kleinen Kassetten, wie sie in analogen Diktiergeräten verwendet werden. Magneten können unbeabsichtigt einen Datentotalverlust verursachen.
Verbleiben wichtige Daten in einer Cloud, macht es einen Unterscheid, ob es sich um einen europäischen Cloud-Anbieter handelt. Eine hiesige Datenspeicherung unterliegt der in der EU gültigen Datenschutzgrundverordnung.
Fazit
Wer den Platz zur Aufbewahrung hat, hebt Dokumente im Zweifelsfall besser ein paar Jahre länger auf. Personenbezogene Unterlagen, welche die wichtigsten Meilensteine des Lebens dokumentieren, sollten hingegen allgemein lebenslang gut gesichert aufbewahrt werden.
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