In Deutschland ist das Home Office ein gern genutzter Arbeitsplatz. Fast ein Viertel (24,2 Prozent) aller Erwerbstätigen arbeitete im Jahr 2022 teilweise oder vollständig im Home Office. Diese Zahl veröffentlichte das Statistische Bundesamt im Juli 2023. Damit war der Anteil kaum niedriger als im Jahr 2021 (24,9 Prozent). Da zum 20. März 2022 die Home Office Pflicht aus der Zeit der Corona Pandemie nach Beschluss der Ministerpräsidentenkonferenz aus Bund und Ländern bereits ausgelaufen war, lässt die weiter stark verbreitete Nutzung des Home Office als alternative Arbeitsstätte Rückschlüsse auf die zukünftigen Entwicklung in der Arbeitswelt zu.
Gesetzliche Verpflichtung zum Home Office besteht nicht
Ein juristischer Fakt, den Arbeitgeber und Arbeitnehmer kennen müssen, ist, dass ein Recht auf Arbeiten im Home Office nicht grundsätzlich im Gesetz verankert ist. Mit der Entscheidung der Ministerpräsidenten, die Home Office Pflicht nach dem 19. März 2022 nicht zu verlängern, ist für Arbeitnehmer das Recht auf eine teilweise oder vollständige Verlegung ihrer Tätigkeit an den heimischen Arbeitsplatz entfallen. Ist das Home Office als Option nicht ohnehin im Arbeitsvertrag verankert oder im Zuge der Corona Pandemie als vertragliche Ergänzung vereinbart worden, darf der Arbeitgeber mit dem Auslaufen der Home Office Pflicht darauf bestehen, dass seine Mitarbeitenden vollumfänglich an ihren Büroarbeitsplatzzurückkehren und ihre Tätigkeit im vertraglich vereinbarten Umfang dort ausführen.
Gleiches gilt für Arbeitnehmer, die nach dem Wegfall der Home Office Pflicht lieber wieder an ihren Arbeitsplatz im Unternehmen zurückkehren möchten. War die Option, einen Teil der Tätigkeit in das Home Office zu verlegen, nicht bereits vor der Ausnahmeregelung aufgrund der Corona Pandemie im Vertrag enthalten, dürfen Arbeitgeber nach dem Auslaufen der vom Gesetzgeber verhängten Sonderregelung nicht darauf bestehen, dass Angestellte im Home Office arbeiten. Eine teilweise oder vollständige Verlegung der vertraglich vereinbarten Tätigkeit an einen heimischen Arbeitsplatz unterliegt grundsätzlich der Zustimmung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen. Möchten Angestellte Arbeit und Privatleben strikter trennen oder verfügen zu Hause nicht über die erforderlichen Räumlichkeiten und Ausstattung, um ohne Qualitätseinbußen dort zu arbeiten, dürfen sie seit dem 20. März 2022 darauf bestehen, an ihren Büroarbeitsplatz zurückzukehren, sofern dieser zuvor vertraglich zugesichert war.
In vielen Unternehmen hat sich das Home Office als ergänzendes Arbeitsmodell jedoch als vorteilhaft für beide Seiten erwiesen. Die Möglichkeit, die berufliche Tätigkeit flexibel ins Home Office zu verlegen, gilt bereits jetzt als Benefit, mit dem moderne Unternehmen Fachkräfte anlocken möchten. Mit den wachsenden Möglichkeiten der Digitalisierung wird der Remote Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden zukünftig weiter an Bedeutung gewinnen.
Grundlegende Vorgaben aus dem Arbeitsrecht, insbesondere aus dem Arbeitsschutz, gelten aber auch jenseits des Unternehmensarbeitsplatzes. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten die Rechte und Pflichtenkennen, die sie mit nach Haue nehmen.
Arbeitsschutz greift auch im Home Office
Einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer darauf, dass der Heimarbeitsplatz auch nach dem Ablauf der gesetzlichen Verpflichtung teilweise oder vollständig als Alternative zum Büroarbeitsplatz genutzt werden kann, gehen damit auf beiden Seiten verschiedene Rechte und Pflichten einher.
Zu den wichtigsten gesetzlichen Regelung rund um den Heimarbeitsplatz gehört, dass der Arbeitsschutz, der im Unternehmen gilt, sich auch in vollem Umfang auf das Home Office erstreckt. Der Arbeitsplatz im heimischen Umfeld muss für alle Aufgaben geeignet sein, die der Arbeitnehmer gemäß seines Arbeitsvertrages für das Unternehmen ausführt und den Arbeitsschutzmaßnahmen gerecht werden, die der Arbeitgeber für sein Unternehmen festgelegt hat. Für die Einhaltung des Arbeitsschutzes ist der Arbeitgeber verantwortlich. Das bedeutet, dass er gegebenenfalls den Heimarbeitsplatz in Augenschein nimmt und eine Gefährdungsbeurteilung nach den Kriterien vornimmt, die auch im Unternehmen zugrunde gelegt werden. Die Gefährdungsbeurteilung durch den Arbeitgeber ist verpflichtend, um sicherzustellen, dass die Gesundheit der Mitarbeitenden auch im Home Office nicht gefährdet ist. Ob hierfür eine Ortsbegehung erforderlich ist, entscheiden Arbeitgeber und Arbeitnehmer in der Regel einvernehmlich. Für eine Besichtigung des heimischen Arbeitsplatzes ist in jedem Fall die Zustimmung des Mitarbeitenden erforderlich, damit die im Grundgesetz verankerte Unverletzlichkeit der Wohnstätte nicht gefährdet wird.
Für die Ausstattung des Heimarbeitsplatzes ist der Arbeitgeber verantwortlich. Ist Home Office als Alternative zum Büroarbeitsplatz vereinbart oder steht den Mitarbeitenden ein Arbeitsplatz im Unternehmen aufgrund der Home Office Vereinbarung gar nicht vollumfänglich zur Verfügung, muss der Arbeitgeber dafür Sorge tragen, dass der Heimarbeitsplatz mit allen Materialien ausgestattet ist, die Mitarbeitenden im Unternehmen zur Verfügung stehen und auch den ergonomischen Anforderungen entspricht. Da im Home Office überwiegend Schreibtisch- und Bildschirmarbeit verrichtet wird, findet hinsichtlich der Ausstattung mit Tisch- und Sitzmöbeln sowie Computern die Arbeitsstätten- und Bildschirmarbeitsverordnung Anwendung. Die darin enthaltenen Vorgaben für einen gesundheitsschonenden Arbeitsplatz sind auch im Home Office einzuhalten. Darauf haben Mitarbeitende einen Rechtsanspruch.
Wichtig ist auch, dass sich Mitarbeitende im Home Office hinsichtlich der Ausstattung und der Umsetzung der Arbeitsstätten- und Bildschirmarbeitsverordnung nicht schlechter stehen als ihre Kollegen, die im Unternehmen arbeiten. Viele Unternehmen reagieren beispielsweise auf medizinische Studien, die einen ergonomischen Arbeitsplatz als wesentlichen gesundheitsfördernden Faktor hervorheben und stellen sicher, dass an jedem Büroarbeitsplatz ein elektrisch höhenverstellbarer Schreibtisch vorhanden ist. Die Vorteile eines anpassbaren Arbeitsplatzes sind in medizinischen Studien belegt. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch lässt sich nicht nur optimal an die individuelle Sitzposition anpassen, er regt auch dazu an, die Arbeitshaltung im Laufe des Tages immer wieder zu verändern und von einer sitzenden in eine stehende Haltung zu wechseln. Das fördert nicht nur die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit, sondern senkt auch das Risiko verschiedener Krankheitsbilder, die durch eine zu statische Sitzhaltung begünstigt werden können. Eine Alternative ist die Einrichtung separater Arbeitsbereiche, in denen Stehpulte angeboten werden. So kann die Arbeitsposition im Laufe des Tages flexibel verändert werden.
Die ideale Ergänzung sind Sitzmöbel, die ein aktives und rückenschonendes Sitzen fördern. Ein ergonomischer Bürostuhl gehört zur Grundausstattung nach modernen Gesichtspunkten der Arbeitsgesundheit. Moderne Büroausstattungen setzen auch auf ergonomische Steh- und Sitzhocker, die eine aufrechte und dynamische Sitzposition fördern sowie auf Fußstützen, die eine gesunde Beinhaltung in sitzender Position ermöglichen. Haben Arbeitgeber ihre Räumlichkeiten zur Förderung eines gesunden Arbeitsumfeldes umgestaltet, müssen sie diese Ausstattung den Mitarbeitenden im Home Office auf Wunsch ebenfalls zur Verfügung stellen. Für den Heimarbeitsplatz sind dieselben qualitativen Standards des Arbeitsschutzes umzusetzen, die im Unternehmen Anwendung finden. Im Sinne der Arbeitsgesundheit sollten Arbeitgeber bei häufigem Einsatz im Home Office sogar besonders genau hinschauen und gesunde Grundlagen schaffen, da Mitarbeiter ergonomische Aspekte im heimischen Umfeld häufig unterschätzen. Ein höhenverstellbarer Tisch für das Home Office kann zum Beispiel leicht eine Basisausstattung schaffen, die gesundes Arbeiten auch am Heimarbeitsplatz fördert.
Die Kosten für eine den Vorgaben des Arbeitsschutzes entsprechende Ausstattung im Home Office sind vom Arbeitgeber zu tragen. Stellt er die erforderlichen Arbeitsmittel nicht von sich aus zur Verfügung, sind Mitarbeiter im Home Office berechtigt, eine vergleichbare Ausstattung zu der im Unternehmen selbst anzuschaffen und die Kosten hierfür dem Arbeitgeber in Rechnung zu stellen. Auch Betriebskosten wie Strom und Wasser, die anfallen, um im Home Office für das Unternehmen tätig zu werden, können in angemessener Höhe dem Arbeitgeber in Rechnung gestellt werden. Eine Übernahme von Kosten können Mitarbeitende nur verlangen, wenn der Heimarbeitsplatz ausdrücklich mit dem Arbeitgeber vereinbart ist, dieser die Tätigkeit im Home Office auch wünscht oder kein adäquater Arbeitsplatz im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden kann.
Arbeitszeiten bleiben im Home Office bestehen
Die im Arbeitsvertrag vereinbarten Arbeitszeiten gelten in Umfang und Aufteilung auch für die Tätigkeit im Home Office, sofern Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht ausdrücklich und ergänzend zum Arbeitsvertrag für die Heimarbeit eine abweichende Regelung vereinbart haben. Auch im heimischen Umfeld gelten die Vorgaben des Arbeitszeitengesetzes inklusive Pausenregelung.
Arbeitnehmer sind trotz häufig flexibler vereinbarter Arbeitszeiten im Home Office gehalten, Pausenzeiten zu berücksichtigen, ihre Arbeitszeit nicht übermäßig zu überschreiten und ausreichende Freizeit einzuplanen.
Für Arbeitgeber gilt, dass sie die vereinbarte Freizeit ihrer Mitarbeiter auch im Home Office respektieren und die Erreichbarkeit und den Arbeitseinsatz über die vereinbarten Zeiten hinaus auch bei Heimarbeit nicht voraussetzen oder einfordern.
Zustimmung vom Vermieter in der Regel nicht erforderlich
Für Arbeitnehmer, die zur Miete wohnen, stellt sich eventuell die Frage, ob der teilweise oder vollständige Umzug ins Home Office einer Genehmigung durch den Vermieter bedarf. Sofern die vertraglich vereinbarten Regelungen zur Mietsache durch das Home Office nicht berührt werden und die berufliche Tätigkeit in den gemieteten Räumlichkeiten deren Wohncharakter nicht verändert, ist der Vermieter nicht involviert.
Ausnahmen gelten, wenn bauliche Veränderungen erforderlich sind, damit das Home Office in den für den privaten Wohnzweck angemieteten Räumlichkeiten eingerichtet werden kann. In diesem Fall ist der Vermieter vorab zu informieren. Er hat dann das Recht, zu prüfen, ob der private Wohncharakter des Mietobjektes verändert wird und die Privaträume möglicherweise zu Gewerberäumen werden. Ist dies der Fall, obliegt es seiner Entscheidung, ob er dem zustimmt oder das Home Office im gegebenen Umfang ablehnt.
Ebenfalls zustimmungspflichtig kann ein Umzug ins Home Office sein, wenn dieser mit einem starken Kundenverkehr einhergeht und in den als privat deklarierten Räumlichkeiten ein häufiges Besucheraufkommen durch Geschäftskontakte zu erwarten ist. Insbesondere in einem Mehrparteienhaus, in dem andere private Wohnparteien sich gestört fühlen könnten, ist dieses Kriterium von Bedeutung für die Duldung des Heimarbeitsplatzes und sollte im Vorfeld mit dem Vermieter abgesprochen werden.
Leben Arbeitnehmer in einer Eigentumswohnung, die sich in einem Mehrparteienhaus befindet, ist nach den oben genannten Kriterien unter Umständen eine Absprache mit der Eigentümergemeinschaft erforderlich.
DSGVO gilt auch im Home Office
Datenschutz ist auch und gerade im Home Office ein wichtiges Thema. Mitarbeitende müssen auch am Heimarbeitsplatz DSGVO-konform arbeiten. Für den adäquaten und den gesetzlichen Vorgaben entsprechenden Schutz sensibler Daten sind sie gemeinsam mit dem Arbeitgeber verantwortlich. Dieser muss im Zusammenhang mit der Ausstattung des Heimarbeitsplatzes die technischen Voraussetzungen schaffen, die Mitarbeitende in die Lage versetzen, jederzeit die Rahmenbedingungen der DSGVO einzuhalten.
Arbeitnehmer müssen ihrerseits sicherstellen, dass die sensiblen Daten an ihrem heimischen Arbeitsplatz für Unbefugte wie Familienangehörige und Besucher unzugänglich bleiben.
Das Home Office in der Steuererklärung
Kosten für das Home Office, die nicht vom Arbeitgeber erstattet werden, können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden. Zum 1. Januar 2023 hat der Gesetzgeber die Voraussetzung für eine Berücksichtigung des Heimarbeitsplatzes in der Einkommensteuererklärung noch einmal angepasst. Das Home Office kann nun auch steuerlich geltend gemacht werden, wenn dafür kein separates Arbeitszimmer zur Verfügung steht und eine Tätigkeit im Unternehmen grundsätzlich möglich wäre.
Steuerpflichtig angestellte Arbeitnehmer können für jeden Tag, an dem sie von zu Hause aus arbeiten, eine Home Office Pauschale von 6 Euro geltend machen. Maximal berücksichtigt der Gesetzgeber einen abzugsfähigen Betrag von bis zu 1.260 Euro jährlich. Das entspricht einer steuerlichen Begünstigung von 210 statt bisher 120 Arbeitstagen in Heimarbeit.
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